Первичный документ — основание для составления бухгалтерской проводки. Поэтому важно вносить в бухгалтерскую базу все документы. Главное — не допускать ошибок, которые совершают сотрудники при обработке большого пакета бумаг.
Сейчас есть специальные сервисы для автоматизации ввода первички. Принцип работы у всех один:
Бухгалтеру достаточно сделать скан. А можно попросить контрагента сразу скидывать электронную копию — не придется бегать к сканеру.
Это экономит время бухгалтерии, позволяя спокойно заниматься отчетностью и налогами. Но не все бухгалтеры это понимают. Основная причина — нежелание менять привычный рабочий процесс.
Программы для автоввода первички не преследуют цель полностью исключить человека из процесса обработки. Ее цель — ускорить этот процесс. А задача бухгалтера — проверять вносимые программой данные.
Например, такие программы как Контур.Бухгалтерия или 1С тоже не полностью автоматизируют бухучет. В компании все равно остается бухгалтер, который с ними работает. Если задуматься, много ли вы знаете компаний или бухгалтеров, которые ведут весь учет вручную, используя журналы и книги? Вероятно, ни одной.
Вот и с автораспознаванием работа идет гораздо быстрее. Сотрудник не тратит время на перенос документов с бумаги на компьютер, а сразу видит то, что распознала программа.
Бухгалтеры считают, что программы могут неверно распознать написанную в документе информацию — перепутать цифру, букву и так далее.
Во-первых, ошибиться может и сам бухгалтер. Особенно, если объем первички постоянно растет. Это называют человеческий фактор.
Во-вторых, программа подсвечивает места, в которых сомневается, и оставляет выбор правильного варианта за проверяющим лицом. К тому же у сервиса “глаз не замыливается”, он не устает. Зато постоянно совершенствуется и обновляется. Обычного бухгалтера никто не проверяет. А если вы вводите первичку автоматически и следите за результатом, процесс проходит двойную проверку.
Информация — это самый ценный ресурс 21 века. А в первичных документах ценной информации очень много — это и наименования покупателей и поставщиков, и цены, и суммы сделок. Ее лучше хранить в надежном месте.
Выбирая сервис автоматизации, внимательно изучите его систему безопасности. Где находится сервер, как обрабатываются и шифруются данные. Узнайте, кто разработчик. Доверять неизвестным компаниям не стоит, лучше выбрать сервис с авторитетным именем.
Выделим преимущества, которые дает система автоматизации ввода первичных документов в организации.
Рекомендуем вам сервис автоматического распознавания первички от Контур.Бухгалтерии, тариф “Первичка”. Это облачное решение запускается на любом компьютере и работает с большинством форматов сканов — PDF, JPG, JPEG, TIFF.