Автоматический ввод документов

Что такое автоматизация ввода первичных документов

Первичный документ — основание для составления бухгалтерской проводки. Поэтому важно вносить в бухгалтерскую базу все документы. Главное — не допускать ошибок, которые совершают сотрудники при обработке большого пакета бумаг.

Сейчас есть специальные сервисы для автоматизации ввода первички. Принцип работы у всех один:

• в сервис загружаются сканы документов, например, ТН или ТТН;
• система проводит распознавание и показывает, какую информацию намерена внести в бухгалтерскую базу;
• если программа в чем-то сомневается, она подсвечивает это поле, а проверяющий бухгалтер выбирает нужный вариант для ввода;
• информация загружается в бухгалтерскую базу.

Бухгалтеру достаточно сделать скан. А можно попросить контрагента сразу скидывать электронную копию — не придется бегать к сканеру.

Это экономит время бухгалтерии, позволяя спокойно заниматься отчетностью и налогами. Но не все бухгалтеры это понимают. Основная причина — нежелание менять привычный рабочий процесс.

Автоматизация ускоряет ввод первички

Программы для автоввода первички не преследуют цель полностью исключить человека из процесса обработки. Ее цель — ускорить этот процесс. А задача бухгалтера — проверять вносимые программой данные.

Например, такие программы как Контур.Бухгалтерия или 1С тоже не полностью автоматизируют бухучет. В компании все равно остается бухгалтер, который с ними работает. Если задуматься, много ли вы знаете компаний или бухгалтеров, которые ведут весь учет вручную, используя журналы и книги? Вероятно, ни одной.

Вот и с автораспознаванием работа идет гораздо быстрее. Сотрудник не тратит время на перенос документов с бумаги на компьютер, а сразу видит то, что распознала программа.

Автоматизация усиливает контроль

Бухгалтеры считают, что программы могут неверно распознать написанную в документе информацию — перепутать цифру, букву и так далее. 

Во-первых, ошибиться может и сам бухгалтер. Особенно, если объем первички постоянно растет. Это называют человеческий фактор.

Во-вторых, программа подсвечивает места, в которых сомневается, и оставляет выбор правильного варианта за проверяющим лицом. К тому же у сервиса «глаз не замыливается», он не устает. Зато постоянно совершенствуется и обновляется. Обычного бухгалтера никто не проверяет. А если вы вводите первичку автоматически и следите за результатом, процесс проходит двойную проверку.

Конфиденциальность информации

Информация — это самый ценный ресурс 21 века. А в первичных документах ценной информации очень много — это и наименования покупателей и поставщиков, и цены, и суммы сделок. Ее лучше хранить в надежном месте.

Выбирая сервис автоматизации, внимательно изучите его систему безопасности. Где находится сервер, как обрабатываются и шифруются данные. Узнайте, кто разработчик. Доверять неизвестным компаниям не стоит, лучше выбрать сервис с авторитетным именем.

Преимущества автоматизации

Выделим преимущества, которые дает система автоматизации ввода первичных документов в организации.

• Ускорение работы — сервисы автоматизации легко обрабатывают большое количество документов за пару минут, в освободившееся время бухгалтер может выполнить другие задачи.
• Возможность делегировать работу — во время сдачи отчетности у главного бухгалтера всегда аврал, но первичку никто не отменял. Обработку можно переложить на автоматический сервис, а контроль за его работой поручить другому сотруднику. Это проще, чем учить секретаря вручную вводить первичку в 1С.
• Настройка программы под себя — бухучет в каждой компании отчасти индивидуален: есть свои субсчета, свои наименования и так далее. Программу можно настроить так, что она сама подберет плательщика, выберет склад, счет и так далее.
• Электронный архив — все загруженные сканы хранятся в одном месте, так их проще найти при необходимости.

Рекомендуем вам сервис автоматического распознавания первички от Контур.Бухгалтерии, тариф «Первичка». Это облачное решение запускается на любом компьютере и работает с большинством форматов сканов — PDF, JPG, JPEG, TIFF.