Автоматическое распознавание документов

Обработка бумажных документов — весомая часть работы бухгалтера. Чем больше бумаг, тем дольше сотрудник решает задачу по их вводу в 1С. Автоматическое распознавание документов поможет ускорить этот процесс и освободить время бухгалтера для более важных задач.

Зачем нужно автоматическое распознавание документов

Первичные документы — основа бухгалтерского учета. По ним бухгалтер принимает товарно-материальные ценности к учету, строит проводки. А уже потом формирует бухгалтерский баланс и подсчитывает прибыль. Такая работа требует повышенной внимательности, но быстро утомляет и отнимает много времени.

Процесс выглядит так. Бухгалтер получает бумажный оригинал товарной накладной или ТТН и скрупулезно начинает переносить информацию с бумаги в 1С. Первый документ, второй, третий. Под конец дня «глаз замыливается», и уже нельзя быть уверенным на 100%, что все внесено верно. В одной накладной потерялись копейки, в другой появился лишний ноль, а в третьей перепутались цены товаров.

Эти ошибки сказываются и на отчетности для налоговой, и на бухгалтерском балансе, и на управленческих отчетах для руководства. Что недопустимо.

Автоматическое распознавание документов превращает бухгалтера из исполнителя в проверяющего. С его помощью программа сама вносит данные в учетную систему, а бухгалтер только проверяет корректность. Как итог — усиленный контроль за достоверностью.

К тому же программа работает быстрее человека. На обработку одной накладной у бухгалтера уходит 5 минут, а у модуля — 15–60 секунд.

Как работает автоматическое распознавание документов

В автоматическом режиме распознавать товарные и товарно-транспортные накладные помогает специальный модуль в виде внешней обработки для 1С. Через него бухгалтер загружает скан документа в программу, которая его обрабатывает. Вся процедура состоит из четырех этапов.

1. Подготовка сканов документов

Сотрудник сканирует товарные или товарно-транспортные накладные. Главные условия:

  • разрешение скана 200-400 dpi;
  • текст хорошо пропечатан, границы таблицы четкие;
  • форма сканируемого документа соответствует официальной — нет лишних столбцов или пометок;
  • формат скан-копии: pdf, tiff, jpg, jpeg, png. Если сканов много, объедините их в zip-архив;
  • многостраничный документ отсканирован в правильном порядке.
  • вес скан-копии не превышает 50 мб.

Если накладных много, можно отсканировать их одним pdf-файлом. Модуль сам разобьет их на разные документы.

2. Загрузка скан-копий в модуль

Модуль получает скан-копии первичных документов и передает их на сервер, который распознает их и переводит на «компьютерный» язык. На операцию уходит от 15 секунд до 1 минуты с учетом времени на загрузку. Чем больше документов или товарных позиций в скане, тем дольше загружается файл. Например, 20 скан-копий удавалось обработать за 8 минут.

Сканы хранятся на удаленном сервисе. Доступ к нему есть только у собственника первички, третьи лица не могут извлечь документы.

3. Обработка распознанной информации

Сервер возвращает модулю обработанную информацию и выводит на экран таблицу с данными, которые распознал. Бухгалтеру остается только проверить правильность значений.

Во время загрузки модуль сверяет позиции из накладной со справочниками 1С. Например, если в 1С нет номенклатуры из документа, он предложит ее создать.

Если система сомневается в правильности распознанных данных, она подсвечивает ячейки желтым цветом, чтобы бухгалтер обратил на них внимание.

4. Создание документа в 1С

По клику на кнопку «Создать документ в 1С» модуль скомандует программе оприходовать номенклатуру на склад. На этом его работа завершается.

Попробуйте модуль автоматического распознавания документов от Контур.Первички. В модуле есть цветофильтрация, поэтому он умеет распознавать товарные и товарно-транспортные накладные с цветным фоном, утвержденные в Республике Беларусь.