Автоматизация обработки документов

Каждая компания регулярно выпускает и получает документы. Это договоры с контрагентами, акты, накладные, счета-фактуры, кассовые документы? - и встает вопрос: как автоматизировать их обработку, чтобы освободить время сотрудников и использовать современные технологии на благо бизнеса? Расскажем о доступных в Республике Беларусь методах автоматизации.

Что можно автоматизировать в бухгалтерии

Прежде всего разложим процесс обработки документов на этапы и посмотрим, какие из них можно автоматизировать. Для этого проследим путь большинства первичных документов.

Этап 1. Создание документа. При совершении хозяйственной операции или сразу после этого формируется документ. Компания создает исходящую первичку, поставщики — входящую. На этом этапе автоматизация привычна и доступна всем: бухгалтеры заполняют накладные или формируют договоры с помощью компьютера, а не вручную. 

Этап 2. Передача документа в бухгалтерию. Менеджер или руководитель компании передает документ бухгалтеру для дальнейшей работы. До сих пор это чаще всего делается физически: бумажный оригинал передают через сотрудников, курьера или отправляют по почте. 

Радикальный способ автоматизации на этом этапе — подключение к системе электронного документооборота (СЭД). Компания приобретает электронную цифровую подпись (ЭЦП), выбирает оператора СЭД и оплачивает его услуги, дорабатывает свою систему учета с помощью программистов, определяет перечень документов для СЭД и закрепляет его в ЛНПА. После этого можно создавать документы не на бумажном, а на цифровом носителе. Вы моментально отправляете их контрагентам и так же быстро получаете документы от них. Дальнейшая обработка документов тоже предельно упрощается.

Этот тип автоматизации — выбор будущего. Пройдет несколько лет, и подавляющее большинство белорусских компаний будет пользоваться СЭД. Сегодня же минус метода в том, что он требует заметных финансовых и технических вложений, но не гарантирует избавления от бумажного документооборота. Ведь не все ваши контрагенты готовы подключиться к электронному документообороту — при этом именно поток входящих документов требует главных усилий по обработке. И если входящая первичка во многом остается бумажной, с этим придется мириться.

Еще один известный метод автоматизации при передаче документов — использование сканера, факса, электронной почты и других способов связи через интернет. Так на практике подписывают договоры, отправляют сканы накладных. Это помогает ускорить работу компаний, хотя не избавляет от обязанности передать потом бумажный оригинал.

Этап 3. Проверка правильности заполнения документа. Этот момент вряд ли удастся автоматизировать — здесь требуется профессионализм бухгалтера. При выявлении недочетов документ возвращают на исправление.

Этап 4. Ввод документа в систему учета. Это самый трудозатратный момент в работе бухгалтерий. По разным оценкам, ручной ввод документов, в особенности накладных, занимает до 70% времени специалистов. Особенно много неудобств это доставляет в «авральные» периоды в начале календарного месяца: в компаниях копятся пачки ТН и ТТН, и бухгалтеры вынуждены задерживаться на работе до позднего вечера, чтобы вовремя ввести их в 1С. Или  же компании нанимают приходящих помощников для этой цели и тратят на это дополнительные средства. А значит автоматизация этого этапа обработки документов принесет компании максимум пользы.

И снова радикальный способ - подключение к системе электронного документооборота. Когда вы получаете от контрагентов электронные акты, накладные и другие документы, их можно ввести в систему учета в несколько кликов! Бухгалтеру не придется переписывать содержимое — так он экономит время. А еще — избавляется от ошибок, ведь данные из электронного документа корректно встают в нужные поля. Об ограничениях этого метода мы уже писали: далеко не все контрагенты готовы подключиться к СЭД, и поток бумажных документов в компании сохраняется.

Оптимальным способом автоматизации на этапе ввода можно назвать бухгалтерскую систему распознавания сканов. Это программа, которая читает сканы документов и переносит реквизиты, номенклатуру и цифры в поля документа 1С. Бухгалтеру остается проверить правильность распознавания и провести документ. Такие системы ускоряют работу с документами — особенно объемными накладными — в несколько раз. Также они умеют искать нужные номенклатурные карточки в базе 1С и создавать новые, что тоже экономит время бухгалтера.

В Беларуси доступна программа «Первичка» от Контур.Бухгалтерии: она распознает ТН и ТТН, подходит для 1С7 и 1С8 от Мисофт, Хьюмен, 1С-Минск, Юкола. «Первичка» не требует программной доработки — ею можно пользоваться сразу же. Многие бухгалтеры уже оценили пользу от системы распознавания:

Людмила Стрельцова, ООО «Реклама-АРТ»:

Время на ввод документов сократилось раза в 4-7 точно, особенно по накладным, где 12-20 позиций и наименования на кириллице и латинице. Раньше привычно было оставаться иногда на работе до 8-9 вечера, теперь такого нет. Уже рассказываем об этой программе, чтобы и другие пользовались ею.

Этап 5. Комплектация и хранение документов. На этом этапе бумажные документы сортируют в хронологическом порядке, подшивают, складывают в папки и отправляют на хранение в архив. Полная автоматизация возможна, только если вы работаете с СЭД. Тогда документы хранятся на защищенных серверах оператора СЭД, их легко найти и переслать. Также часто компании пользуются электронными архивами документов, в которых хранят сканы: в такой системе хранения скан легко найти и работать с ним, хотя бумажный оригинал при необходимости придется искать отдельно.

Какая польза от автоматизации

На автоматизацию нужно время и деньги: мы изменяем бизнес-процессы, тратим средства на покупку программ или доработку учетной системы с помощью программистов, обучаем сотрудников. Окупятся ли эти вложения?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно все рассчитать. Расчеты в каждом случае будут индивидуальны в зависимости от масштабов предприятия и типа автоматизации. Но есть два ключевых значения, которые надо сравнить и сделать выводы о выгоде автоматизации:

  • траты, которые придется сделать ради автоматизации: это общая сумма внедрения СЭД, или покупка пакета в системе распознавания, или абонентская плата электронному архиву;
  • экономия на оплате труда бухгалтеров: например, если бухгалтер тратит на ввод накладных не 70%, а 20% своего времени, то освободившееся время он потратит на более сложные задачи, а вам не придется нанимать дополнительного специалиста.

Чтобы автоматизировать ввод накладных, узнайте больше о «Первичке» от Контур.Бухгалтерии на нашем сайте и тестируйте систему бесплатно. Мы с удовольствием ответим на ваши вопросы и покажем, как работать с программой.

© 1988 – 2021 СКБ Контур