Что такое первичная документация

Бухучет строго опирается на документы, которые имеют юридическую силу. Их называют первичными: они служат первым и главным основанием для отражения в учете покупки, продажи, аренды и других операций. Расскажем о первичных документах Республики Беларусь и правилах работы с ними.

Первичный документ и его реквизиты

Каждый первичный документ служит письменным доказательством для конкретной хозоперации, а за достоверность данных в нем отвечают исполнители или должностные лица, которые составили и подписали бумагу. Только на основании верно оформленного и подписанного первичного документа можно делать запись в бухгалтерском учете.

В каждой такой бумаге должны быть сведения, которые называют реквизитами. Бывают обязательные реквизиты и дополнительные. Только при наличии всех обязательных реквизитов бумага имеет юридическую силу. К ним относятся:

  • название документа, код формы и дата, когда он составлен;
  • название компании или фамилия и инициалы ИП, которые проводят хозяйственную операцию;
  • сведения о содержании хозоперации, о ее основании (например, договор), измерители — денежные, трудовые, натуральные;
  • ответственные за совершение и оформление хозоперации лица — их должности, фамилии, инициалы и подписи.

При необходимости вводят дополнительные реквизиты: присваивают номер, указывает расчетный счет организации или ИП.

 

Типы первичных документов

Первичные документы делятся на типовые и специализированные. Типовые унифицированные разрабатывает Минфин РБ. Специализированные разрабатывают и затем согласуют с Минфином РБ другие министерства и органы управления Республики. Например, для организаций культуры спецформы первички разрабатывает Министерство культуры.

Вот список типовых документов Республики Беларусь:

  • товарно-транспортная накладная;
  • товарная накладная;
  • приходный кассовый ордер;
  • расходный кассовый ордер;
  • акт о приеме-передаче основных средств;
  • акт о приеме-передаче нематериальных активов;
  • акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ;
  • акт о передаче не завершенного строительством объекта;
  • акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры.

Стадии документооборота первички

После составления и подписания первичный документ проходит несколько стадий обработки в бухучете:

  • прием в бухгалтерию;
  • проверка правильности заполнения;
  • при необходимости — таксировка (определение суммы операции);
  • для накладных — подписание документа для грузоотправителя;
  • внесение в систему учета: если документ электронный — это делается быстро, если же документ бумажный поможет система распознавания первички; для автоматизации работы с накладными поможет модуль «Первичка» от Контур.Бухгалтерии;
  • запись данных в учетных регистрах;
  • отправка в архив.

Исправление ошибок в первичных документах

При оформлении первичных документов или при переносе данных из первички в учетную систему случаются ошибки. Их важно вовремя выявить и исправить.

Если обнаружена неточность в первичном документе, его возвращают сотруднику, ответственному за составление, чтобы он исправил ошибку. Если в документе обнаружены подделки, ответственных за составление лиц привлекают к ответу. При исправлении накладных можно вносить исправления от руки, но после этого составить акт, подтверждающий исправление.

Если ошибка появилась в бухгалтерских регистрах, за ее исправление отвечают специалисты, которые составили и подписали регистр. Исправить ошибку в учете можно одним из способов.

  • Корректировка - если ошибка не связана с корреспонденцией счетов или ее быстро увидели, так что она не повлияла на учет и не попала в отчетность. Текст или сумму с ошибкой исправляют в бухгалтерской программе. Если учет ведется с помощью бумажной документации, ошибку аккуратно зачеркивают, чтобы можно было прочесть старые значения, и сверху пишут верный текст, бухгалтер заверяет исправление своей подписью. 
  • Дополнительные проводки - если в проводке и регистрах корреспонденция указана верно, но занижена сумма операции. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер составляет дополнительную проводку с недостающей суммой. Пример: сотруднику в кассе выдали 32 000 рублей, а записали 23 000 рублей. Тогда недостающие 11 000 рублей надо дополнительно провести: Дт 71 Кт 50 — 11 000 рублей.
  • Метод сторнирования (отрицательной записи) применяется для исправления неверной корреспонденции или суммы, большей, чем нужно. Бухгалтер сторнирует ошибочную проводку, вычитая сумму из итогов. Затем составляет верную проводку. Пример: компания закупила материалы на 100 000 рублей и по ошибке их записали как товары: Дт 41 Кт 60 — 100 000 рублей. Сторнируем: Дт 41 Кт 60 — 100 000 рублей. Вносим верную запись: Дт 10 Кт 60 — 100 000 рублей.

Чтобы сократить риск ошибок при переносе данных из накладных в учетную систему, автоматизируйте этот процесс. Модуль распознавания от Контур.Бухгалтерии “Первичка” работает со сканами накладных. Он распознает данные и реквизиты, перенесет их в документ 1С, вам останется только проверить правильность данных. Мы дарим всем новым клиентам 10 страниц, чтобы вы могли познакомиться с работой системы.

© 1988 – 2021 СКБ Контур