Электронные накладные

Формат и структуру электронных накладных определяет постановление № 12/76/42/20, которое вступило в силу 13 сентября 2020 года. Также постановление вводит требования к процессу формирования, получения и передачи и получения электронных ТН и ТТН. Разберем эти моменты в статье.

Что такое электронные накладные

Товарная и товарно-транспортная накладная могут составляться в электронном виде и передаваться с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП). У таких электронных накладных есть своя структура и правила передачи, в остальном это юридически значимый электронный аналог бумажной ТТН-1 или ТН-2. На основании электронных документов точно так же можно списывать или ставить на учет товары и материальные ценности.

Передача таких накладных происходит путем электронного документооборота (п. 4 постановления № 12/76/42/20, п. 1 постановления № 940). EDI (Electronic Data Interchange – электронный обмен данными) – это механизм передачи информации в электронном виде между контрагентами, его работа четко регламентирована, формат обмена данными закреплен в законе. Для участия в обмене нужна электронная цифровая подпись и подключение к услугам EDI-провайдера.

Возможны три вида документов при обмене через EDI:

• электронная товарная накладная (ЭТН);
• электронная товарно-транспортная накладная (ЭТТН);
• электронное сообщение, которое составляется по установленной форме, для обмена или обработки сведений.

EDI-провайдер, или оператор электронного документооборота – это юрлицо, резидент РБ, аттестованный для передачи электронных документов. Аттестация описана в п.23 подп.23.13 Единого перечня административных процедур. Список аттестованных EDI-провайдеров есть на официальном сайте Межотраслевого центра систем идентификации электронных деловых операций.

Чтобы передать электронный документ от одного контрагента к другому, обе организации должны быть подключены к EDI-провайдеру. То есть, в электронном документообороте участвуют:

• грузополучатель;
• грузоотправитель;
• иногда — грузоперевозчик, если все стороны договорились об участии в EDI;
• EDI-провайдер.

Порядок передачи и получения электронных накладных

Каждая электронная ТН или ТТН передается через EDI в отдельности (п. 5 постановления № 12/76/42/20). Есть несколько параметров, которые позволяют считать электронную накладную отправленной или полученной:

• грузоотправитель передал накладную, если ему пришло подтверждение от EDI-провайдера о поступлении накладной в систему электронного документооборота;
• грузополучатель получил накладную, если грузоотправителю пришло уведомление об этом от EDI-провайдера (пп. 6 и 7 постановления № 12/76/42/20).

В электронных накладных заполняются обязательные реквизиты, аналогично бумажным ТН и ТТН. Но не только: в ЭТН и ЭТТН также указывают:

• международные идентификаторы участников сделки (Global Location Number — GLN);
• международные идентификаторы товара — глобальные номера торговой единицы (Global Trade Item Number — GTIN).

Ограничения при работе с электронными накладными

Важное условие для работы с электронными накладными — подключение к провайдеру электронного документооборота всех ваших поставщиков и клиентов-юрлиц. Если один или несколько контрагентов не работают с EDI-провайдерами, с ними придется поддерживать традиционный бумажный документооборот.

Если на предприятии сделана ставка на автоматизацию процессов и избавление от рутины, работу с бумажными накладными тоже можно автоматизировать. В этом поможет система распознавания ТН и ТТН “Первичка” от Контур.Бухгалтерии. Принцип работы системы прост:

• бухгалтер сканирует бумажную накладную;
• отправляет скан на распознавание в модуль “Первичка”;
• модуль считывает данные и переносит их в документ 1С, выделяет цветом поля, которые нужно внимательно проверить, предлагает номенклатурные карточки из каталога 1С на выбор или создает новую;
• бухгалтер проверяет верность распознавания и проводит документ.

Узнайте больше о “Первичке” от Контур.Бухгалтерии на нашем сайте и тестируйте систему распознавания бесплатно.