Электронный архив документов

Компании Беларуси постепенно переходят на работу с электронными документами. Правда объем бумажной документации по-прежнему масштабен, при этом многие бухгалтерии сканируют бумаги и обмениваются сканами с контрагентами. Расскажем, как упрощает работу электронный архив документов и программы для работы со сканами.

Чем отличается электронный архив от бумажного

Есть две ситуации работы архива электронных документов. Первый случай — архив хранит оригиналы. У электронной накладной или акта нет бумажного подлинника, документ сразу создается в электронном виде. В архиве он хранится в зашифрованном виде, для доступа и внесения изменений в документ нужна электронная цифровая подпись.

И есть другая ситуация: в электронном архиве хранятся цифровые копии бумажных документов. Оригиналы при этом могут лежать на полках и стеллажах в компании, которой эти документы принадлежат, или же в платных архивах, которые заботятся о сохранности бумаг. Архивы цифровых копий документов становятся все популярнее в Беларуси, потому что они облегчают работу с документами компании.

Как работают с электронным архивом

Традиционно, если сотруднику компании нужен документ, он ищет его на полках, работает с ним, затем отправляет обратно. Это требует времени и дополнительных действий. А если бумажный архив находится не в том месте, где обычно трудится работник, задача усложняется.

С электронным архивом все иначе: бумажные документы отсканированы и загружены на защищенные сервера, к которым у сотрудников компании есть круглосуточный доступ. При размещении сканов в электронном архиве информация в них индексируется: для каждого документа задаются данные для быстрого поиска. Например, номер договора, адрес офиса, ФИО или название контрагента. Вы можете в любое время быстро искать, передавать, распечатывать сканы документов — это экономит время и силы.

Для работы с электронным архивом не нужны дополнительные программы или оборудование. Может понадобиться разве что сканер, но во многих архивах сканирование — это часть услуги по загрузке документов. Доступ в архив происходит через интернет, так что смотреть и пересылать документы можно из любого офиса в любой точке мира. Нужно будет только выдать нужным сотрудникам пароли для входа в архив, настроить уровни доступа и работать с цифровыми копиями, как с бумажными документами, только быстрее и проще.

Как легко вводить в 1С сканы первички

Работу с цифровым архивом удобно совмещать с другим типом автоматизации — распознаванием сканов первички. Программы для распознавания умеют «читать» сканы документов и переносить информацию в систему учета. Это сокращает время бухгалтера в несколько раз по сравнению с ручной обработкой документов.

Так работает модуль «Первичка» от Контур.Бухгалтерии. Программа распознает белорусские ТН и ТТН, переносит данные в 1С, помогает выбирать или создавать номенклатурные карточки.

  • Бухгалтер сканирует накладную и отправляет скан на распознавание.
  • «Первичка» читает скан и переносит реквизиты, номенклатуру и цифры в документ 1С. При этом выделяет цветом некоторые поля, если сомневается в точности распознавания.
  • Бухгалтер проверяет правильность распознавания.

После этого скан накладной можно отправить на хранение в электронный архив. Пользователи «Первички» уже оценили экономию времени:

Алена Далинчук, главный бухгалтер:

«В работе с сервисом распознавания преимуществом было то, что нужен простой сканер, при этом сервис не вносит изменений в 1С, а является внешней обработкой, одновременно работает на нескольких компьютерах. Накладные больше не откладываются на потом, одну накладную из 10 позиций вводим за 2—3 минуты, и это с учетом того, что карточки новые и их еще нет в системе».

Как электронные архивы обеспечивают безопасность

Данные в архивах хранятся и передаются в зашифрованном виде. Базы данных находятся на серверах в охраняемых дата-центрах. Для повышенной безопасности сведений архивы применяют те же технологии, что и банки.

Для доступа в архив требуют логин и пароль, затем подтверждение через смс-код, а для работы с электронными документами (а не цифровыми копиями-сканами) нужна электронная цифровая подпись.

В чем удобство работы с электронным архивом

Экономия. Сотрудники быстрее находят нужные документы, освобождается время для полезной работы. Любой документ можно найти в течение минуты, так что все процессы в компании ускоряются. А если вы работаете с электронными документами, а не цифровыми копиями, то экономите также время и деньги, потому что у вас становится меньше бумажных документов, которые надо распечатывать, пересылать и хранить.

Простота. Для работы с электронным архивом не нужно специальное обучение: как правило, интерфейс интуитивно понятен, и сотрудники сразу могут пользоваться системой.

Безопасность. Сведения хранятся в охраняемых дата-центрах на защищенных серверах, с одной или двумя резервными копиями, в зашифрованном виде. Каждому сотруднику создают учетную запись с индивидуальными настройками доступа: например, только для просмотра, или также для пересылки, редактирования документов.

Контроль. Вы видите, какие документы добавлены, историю работы с ними, обращение сотрудников к конкретным документам.

Любой объем. Вы можете хранить в электронном архиве любое количество документов, в нем не кончится место.

Сканируйте первичку для хранения в электронном архиве и для быстрого ввода в систему учета. Тестируйте бесплатно модуль «Первичка» от Контур.Бухгалтерии и освободите время бухгалтера от рутины.

© 1988 – 2021 СКБ Контур