Формы первичной учетной документации

Чтобы применять в работе формы первичных документов, часть из их них нужно утвердить в учетной политике. Расскажем, какую именно первичку придется утверждать в УП, чтобы избежать проблем при проверках, и как упростить ее обработку.

Какие первичные документы можно не утверждать

Есть перечень форм первичных учетных документов (ПУД), которые приведены в п. 3 ст. 10 Закона № 57-З. Они утверждаются госорганами Республики:

  • Министерство финансов утверждает товарно-транспортную накладную (ТТН-1) и товарную накладную (ТН-2), приходный и расходный кассовые ордеры, акты о приеме-передачи основных средств и нематериальных активов.
  • Министерство строительства и архитектуры утверждает три вида актов, которые касаются сдачи-приемки или передачи строительных объектов и монтажных работ, а также затрат на строительство.

Другие формы документов, которые не перечислены в указанном законе, могут утверждать органы госуправления РБ при согласовании с Министерством финансов (п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).

Если ИП или компания работает с формами, которые утверждены государственными органами, не привнося в них изменений, то нет необходимости утверждать их в учетной политике. Нужно только перечислить их и дать ссылку на государственный документ, в котором они утверждены.

Какие формы первичных документов надо утверждать в УП

Если организация меняет вид «базовых» ПУД, приспосабливая их под свои нужды, или разрабатывает документы самостоятельно, их нужно утвердить в учетной политике. Или вы работаете в 1С:Бухгалтерия с ПУД, которые предусмотрены в программе: акты на списание ТМЦ, бухгалтерская справка и др. - их тоже нужно перечислить и утвердить в учетной политике.

Организация вправе включать в свою учетную политику любые необходимые ей ПУД, в том числе разработанные самостоятельно, даже если формы таких учетных документов не утверждены госорганами (п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).

При этом первичный документ должен содержать обязательные сведения, если иное не предписано Президентом РБ (п. 2 ст. 10 Закона № 10):

  • название и дату оформления;
  • название компании или ФИО предпринимателя - участника хозоперации;
  • содержание хозоперации и основание, по которому она совершается;
  • стоимостные и/или натуральные показатели;
  • должности и ФИО сотрудников, которые участвуют в совершении операции и/или оформляют ее;
  • кроме этих сведений документ может содержать другие данные по усмотрению компании.

Если организация подключена к электронному документообороту и составляет первичку в виде электронных документов, они должны отвечать законодательным требованиям РБ об электронной цифровой подписи и электронном документе (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З; Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З).

Как упростить обработку ПУД в бухгалтерии

Максимально ускорить ввод первички и упростить ее хранение можно путем перехода на электронный документооборот. 

Если компания не планирует такое мероприятие или даже после подключения к электронному документообороту сталкивается с потоком бумажных ПУД, вопрос решается с помощью программ распознавания первичных документов. Они позволяют автоматизировать ввод данных в 1С, экономят время бухгалтера и снижают риск ошибок.

Для автоматического ввода ПУД понадобятся только программа распознавания и обычный офисный сканер. Документы следует именно сканировать, а не фотографировать ради высокого качества изображения. Это позволит программе распознать максимум данных в документе.

Ввод данных из первичного документа происходит так:

  1. Бухгалтер сканирует ПУД и отправляет изображение в программу распознавания.
  2. Программа считывает данные, переносит их в черновик документа в учетной программе.
  3. Бухгалтер сверяет данные, при необходимости вносит правки и проводит документ в учете.

Как обрабатывать накладные с помощью «Первички»

«Первичка»‎ от Контур.Бухгалтерии - это программа, которая разработана специально для белорусских ТТН-1 и ТН-2, а еще она распознает российские счета-фактуры и УПД. Работа с накладными - самая рутинная часть работы бухгалтера, и «Первичка»‎ ускоряет ее в несколько раз. Она подходит для предприятий, которые ведут учет в 1С7 и 1С8 от Мисофт, Хьюмен, Юкола и 1С-Минск.

Система распознает до 95% данных, проверяет математические операции. Благодаря искусственному интеллекту, она изучает каталог 1С компании и быстро ищет подходящие номенклатурные карточки для ввода накладных, а если не находит, создает новые. Бухгалтеру остается только проверить точность распознавания, выбрать карточку и провести документ.

Более 400 белорусских бухгалтерий уже работают с «Первичкой» и делятся своим опытом:

Людмила Стрельцова, ООО «Реклама-АРТ»:

Время на ввод документов сократилось раза в 4-7 точно, особенно по накладным, где 12-20 позиций и наименования на кириллице и латинице. Раньше привычно было оставаться иногда на работе до 8-9 вечера, теперь такого нет. Уже рассказываем об этой программе, чтобы и другие пользовались ею.

Попробуйте вводить в учет накладные с помощью «Первички». Все новички получают бесплатный пакет для тестирования системы. Будем рады проконсультировать вас!

© 1988 – 2021 СКБ Контур