Хранение сканов документов

Со сканами документов удобно работать, и многие бухгалтеры это оценили. Расскажем, как хранить сканы в удобном порядке и работать с ними, чтобы экономить время.

В чем удобство работы со сканами

Сканированный документ не имеет статуса оригинала. Он не заменяет бумажный документ: если поставщик отправляет в бухгалтерию скан, то бумажный исходник он все равно должен отправить почтой или с курьером. Точно так же скан не равен электронному документу: он не входит в систему электронного документооборота и не заверен ЭЦП. Получается, скан - это лишь копия документа, но эта копия решает сразу несколько проблем.

Быстрое получение. Иногда контрагент задерживает передачу накладных: например, машина встала на таможне или перевозчик груза заболел и не выходит на связь. А бухгалтерия должна к 10 числу месяца выставить ЭСЧФ, и ей нужны данные первичных документов. В этом случае выгодно договориться с поставщиками о пересылке сканов накладных и договоров: вы оперативно получаете нужные данные для ввода в учет, а оригиналы приедут позже.

Простой поиск и хранение. Сканы несложно найти в почте, где они вложены в электронное письмо, по имени контрагента и дате. То же касается мессенджеров, когда вам прислали накладные, например в Telegram или WhatsApp. Если же вы переносите скан в папку на компьютере или на Гугл-диске, то и здесь легко организовать систему хранения: достаточно назвать документ по наименованию поставщика и разместить его в папку, где соберутся документы за конкретный период.

Компании, которые организуют электронные архивы документов, делают удобную навигацию: каждый скан получает несколько параметров или тегов, по которым его можно найти в системе.

Быстрый ввод в учет. Есть программы распознавания бухгалтерских документов, которые работают именно со сканами. Они читают скан, переносят из него реквизиты и позиции в черновик документа 1С. Бухгалтеру остается только проверить правильность распознавания и провести документ. Это в несколько раз сокращает время на обработку документа и повышает точность переноса данных, ведь они проверены дважды - сначала программой, затем человеком.

В Беларуси так работает модуль «Первичка»‎ от Контур.Бухгалтерии: система читает сканы в форматах TIFF, PDF, JPG, PNG и вводит их в 1С7 или 1С8. Более 400 белорусских бухгалтеров уже работают с системой и рассказывают об улучшениях в работе.

Людмила Стрельцова, ООО «Реклама-АРТ»:

Время на ввод документов сократилось раза в 4-7 точно, особенно по накладным, где 12-20 позиций и наименования на кириллице и латинице. Раньше привычно было оставаться иногда на работе до 8-9 вечера, теперь такого нет. Уже рассказываем об этой программе, чтобы и другие пользовались ею.

Как хранить сканы

Когда у компании появляются сотни и тысячи сканов документов, приходится думать об их удобном хранении. И вопрос не в том, где взять флешку или жесткий диск для размещения изображений - в конце концов, они весят не так много. Важнее организовать структуру электронного архива, в котором легко будет найти нужный скан.

Собственное хранилище. Если планируете накапливать сканы на собственном компьютере или в облачном хранилище (Яндекс.Диск, Гугл-диск), продумайте его структуру. Практика показывает, что удобно разбить папки по годам, внутри каждой «годовой» папки делать разбивку по месяцам. Если у вас большой объем сканов, то внутри каждого месяца создавайте отдельные папки по контрагентам. Некоторым компаниям удобнее сперва делить каталог сканов по контрагентам, а внутри каждой такой папки делать разбивку по годам и кварталам или месяцам.

Электронный архив как услуга. Есть компании, которые помогают не только хранить бумажные документы в установленном законом порядке, но и создают электронный архив. Для этого они отсканируют оригиналы первички или примут от вас сканы в электронном виде. Сканы загружают на защищенные сервера, к которым есть доступ у сотрудников компании. Для быстрого поиска информация каждого скана индексируется по нескольким параметрам: ФИО контрагента, название организации, номер договора, адрес офиса, дата подписания.

Доступ в такой архив возможен через интернет, сотрудники получают пароли и могут каждый со своим уровнем доступа искать документы, не отходя от рабочего места за минуту-другую.

Хранение сканов в 1С. Прикреплять скан-образы первичных документов в 1С можно с помощью штатного механизма программы. В разделе «Администрирование» выберите пункт «Настройки работы с файлами» и установите вариант хранения: информационная база (по умолчанию) или в томах на диске и в базе. В настройках можно ограничить размер загружаемых файлов и запретить загрузку файлов с определенным расширением, чтобы в программу не попал вирус. А в разделе «Главное» - «Персональные настройки» - «Настройки сканирования» можно выбрать качество сканирования, формат файлов и сканер.

Файлы прикрепляются к первичным документам через кнопку со «скрепкой» в верхнем меню прямо под названием документа. При нажатии на «скрепку» откроется окно, в котором можно выбрать файлы с компьютера или прикрепить их через сканирование.

Хранение сканов в 1С удобно тем, что все документы находятся в одном месте и их легко найти.

Рекомендуем работу со сканами: это экономит время и позволяет быстрее вводить документы в учетную систему с помощью программ распознавания, таких как «Первичка». Протестируйте автоматический ввод сканов бесплатно - мы будем рады проконсультировать вас!

© 1988 – 2021 СКБ Контур