Распознать текст — частая потребность тех, кто работает с бумажными документами или нередактируемыми форматами: pdf, jpg, png, tiff. Такую возможность ищут все: студенты, работающие над курсовыми, юристы, вносящие изменения в проекты контрактов, и даже бухгалтеры. В статье расскажем, когда распознавание пригодится бухгалтерии.
Бухгалтер много работает с бумажными документами. Его задача — проверить оформление, правильность данных и сделать проводку в бухгалтерском учете. Чтобы построить проводку, нужно перенести информацию с бумаги в учетную систему, например, 1С.
Еще пару лет назад это делали вручную. Бухгалтер переносил наименование контрагента, номенклатуру, номер документа, дату, сумму и прочие реквизиты. Но с ростом документооборота, это отнимает больше времени. А под конец рабочего дня увеличивается количество ошибок и шанс их пропустить.
Современные бухгалтеры предпочитают автоматизировать обработку первички. Загружают скан в программу, и он уже в 1С. Занимает это около 15 секунд.
У распознавания текстов много плюсов. Вот основные из них:
Бухгалтеру мало перевести бумажный документ в электронный формат. Главное, чтобы учетная программа смогла распознать его. Автоматическое распознавание первичных документов для бухгалтерии работает по следующему алгоритму.
Для начала нужна скан-копия документа. Удобно, если контрагенты скидывают вам сканы по электронной почте, если нет — нужно снимите копию самостоятельно. Для успешного распознавания скан-копии должны соответствовать требованиям:
Несколько документов можно отсканировать за один раз и объединить в общий pdf или tiff-файл. А если много отдельных скан-копий, соберите их в общий zip-архив.
После подготовки загрузите сканы в программу для распознавания. На обработку одного документа уходит в среднем 15 секунд. После этого сервис покажет, какую информацию хочет внести в 1С.
При распознавании документа система сверяется со справочниками в 1С: подбирает контрагента, ищет подходящие номенклатуры и так далее. Если информацию найти не удалось, эти места будут подсвечены желтым цветом.
Задача бухгалтера посмотреть, что вносит программа. Особое внимание нужно обратить на желтые ячейки. Например, если в справочнике 1С нет номенклатуры, то ячейка будет выделена желтым. Бухгалтеру достаточно сделать один клик на ячейку, и система предложит создать новую позицию в справочнике.
После проверки документ можно провести, для этого кликаем «Создать документ в 1С». После этого в учетной системе будет сделана соответствующая бухгалтерская проводка.
Рекомендуем систему распознавания текста Контур.Первичка. Наша программа подходит для работы с официальными бланками товарных и товарно-транспортных накладных в Республике Беларусь. Сервис разработан в виде внешней обработки в 1С, поэтому не нужно каждый раз искать сайты или скачивать неизвестные программы.