Как распознать текст

Распознать текст — частая потребность тех, кто работает с бумажными документами или нередактируемыми форматами: pdf, jpg, png, tiff. Такую возможность ищут все: студенты, работающие над курсовыми, юристы, вносящие изменения в проекты контрактов, и даже бухгалтеры. В статье расскажем, когда распознавание пригодится бухгалтерии.

Зачем бухгалтеру распознавание текста

Бухгалтер много работает с бумажными документами. Его задача — проверить оформление, правильность данных и сделать проводку в бухгалтерском учете. Чтобы построить проводку, нужно перенести информацию с бумаги в учетную систему, например, 1С.

Еще пару лет назад это делали вручную. Бухгалтер переносил наименование контрагента, номенклатуру, номер документа, дату, сумму и прочие реквизиты. Но с ростом документооборота, это отнимает больше времени. А под конец рабочего дня увеличивается количество ошибок и шанс их пропустить.

Современные бухгалтеры предпочитают автоматизировать обработку первички. Загружают скан в программу, и он уже в 1С. Занимает это около 15 секунд.

Плюсы распознавания текста для бухгалтерии

У распознавания текстов много плюсов. Вот основные из них:

• ускорение работы — программа справляется куда быстрее, чем штатный бухгалтер;
• не нужно расширять штат — быстрая автоматическая обработка документов позволит не расширять бухгалтерию, даже если количество документов сильно возрастет;
• сведение ошибок к минимуму — программа не устает, поэтому вероятность ошибки низкая как на первом документе, так и на сотом;
• двойной контроль — после обработки бухгалтер проверяет информацию, которую распознала программа;
• дешевле, чем наем новых сотрудников — не нужно платить зарплату и оборудовать рабочие места, достаточно оплатить нужное количество документов;
• распознанные файлы хранятся на сервере — не потеряете;
• безопасность — доступ к серверу только у вас.

Как работает распознавание текста

Бухгалтеру мало перевести бумажный документ в электронный формат. Главное, чтобы учетная программа смогла распознать его. Автоматическое распознавание первичных документов для бухгалтерии работает по следующему алгоритму.

Шаг 1. Подготавливаем скан-копии и загружаем в систему распознавания текста

Для начала нужна скан-копия документа. Удобно, если контрагенты скидывают вам сканы по электронной почте, если нет — нужно снимите копию самостоятельно. Для успешного распознавания скан-копии должны соответствовать требованиям:

• разрешение 200 – 400 dpi;
• символы и таблицы четко пропечатаны;
• форма документа строго соответствует той, которая утверждена постановлением, нет лишних граф или пометок;
• в многостраничном документе все страницы расположены согласно нумерации;
• формат скана — tiff, png, jpg, jpeg, pdf;
• вес файла не более 50 Мб.

Несколько документов можно отсканировать за один раз и объединить в общий pdf или tiff-файл. А если много отдельных скан-копий, соберите их в общий zip-архив.

После подготовки загрузите сканы в программу для распознавания. На обработку одного документа уходит в среднем 15 секунд. После этого сервис покажет, какую информацию хочет внести в 1С.

Шаг 2. Проверяем результаты распознавания

При распознавании документа система сверяется со справочниками в 1С: подбирает контрагента, ищет подходящие номенклатуры и так далее. Если информацию найти не удалось, эти места будут подсвечены желтым цветом.

Задача бухгалтера посмотреть, что вносит программа. Особое внимание нужно обратить на желтые ячейки. Например, если в справочнике 1С нет номенклатуры, то ячейка будет выделена желтым. Бухгалтеру достаточно сделать один клик на ячейку, и система предложит создать новую позицию в справочнике.

Шаг 3. Проводим документ

После проверки документ можно провести, для этого кликаем «Создать документ в 1С». После этого в учетной системе будет сделана соответствующая бухгалтерская проводка.

Рекомендуем систему распознавания текста Контур.Первичка. Наша программа подходит для работы с официальными бланками товарных и товарно-транспортных накладных в Республике Беларусь. Сервис разработан в виде внешней обработки в 1С, поэтому не нужно каждый раз искать сайты или скачивать неизвестные программы.