Как упростить ввод накладных

Опросы показывают, что ввод накладных в учетную систему - это главный стресс-фактор белорусских бухгалтеров. В статье напомним, какие правила важно соблюдать при обработке ТН и ТТН, а еще - как ускорить их ввод в несколько раз с помощью специальных программ.

Что важно при вводе накладных

Сроки. Чаще всего именно накладные копятся на столе бухгалтера, особенно если в компании объемный документооборот. Но они не могут копиться вечно: их надо ввести в систему учета для формирования ЭСЧФ до 10 числа каждого месяца. Поэтому именно в начале месяца в бухгалтериях много работы по вводу первички. В это время компании часто нанимают приходящих помощников по первичке или усаживают за эту работу менеджеров, а сам бухгалтер задерживается на работе до позднего вечера.

Реквизиты, номенклатура, цифры. При переносе данных в 1С важно без ошибок перенести реквизиты и другие данные. Главные проблемы возникают с номенклатурными названиями без смысла, которые состоят из ряда букв и цифр: чтобы ввести такую последовательность знаков, бухгалтер должен быть очень внимательным. При переносе сумм тоже важно не допустить ошибок, иначе в отчетах возникнут неточности, а у контролирующих органов появятся вопросы. Но если быть реалистами, бухгалтер по первичке в самом деле устает день за днем вводить в систему накладные, и ошибки в этом деле почти неизбежны.

Номенклатурные карточки. При вводе накладной важно выбрать нужные номенклатурные карточки товаров в базе 1С. Не всегда это просто: один и тот же товар в базе и в накладной может иметь отличия в названии. Часто бухгалтеры, чтобы не тратить время на поиск нужной карточки в каталоге, просто создают новые. Но и это не выход - ведь в такой ситуации каталог “распухает” и с ним еще сложнее работать.

Как упростить ввод накладных с помощью техники

Казалось бы, для такой рутинной задачи должно быть технологическое решение. Странно, если в 21 веке человек вручную переписывает буквы и цифры с бумаги в компьютерную систему. И такое решение есть.

Около 15 лет назад появились программы, которые не просто умеют распознавать текст, но могут внести этот текст в бухгалтерский документ в учетной системе. Технологии совершенствовались, и сегодня мы можем распознавать накладные с помощью сканера и программы за несколько минут. На выходе мы получим черновик документа в 1С, его останется проверить и провести.

Вот алгоритм по вводу накладных с помощью программы:

  1. Бухгалтер сканирует ТН или ТТН и загружает скан в программу распознавания. Качество важно: чем лучше изображение документа, тем больше полей распознает система. Поэтому нужно именно сканировать, а не фотографировать накладные.
  2. Программа «читает» текст документа, переносит в 1С реквизиты, названия товаров, проверяет математические действия. Выделяет цветом поля, если сомневается в точности переноса данных. Такие подсвеченные поля бухгалтеру нужно проверить внимательнее.
  3. Бухгалтер сверяет бумажную накладную или скан и данные в черновике документа 1С. Если требуется - вносит исправления. После этого проводит документ.

Как работает система распознавания накладных «Первичка»

В Беларуси в 2020 году появилась программа для автоматического ввода в 1С накладных - «Первичка» от Контур.Бухгалтерии. Создатель «Первички» - Контур, российский разработчик, который выпускает программы для бухгалтерии и бизнеса более 30 лет. Белорусские накладные по своей структуре похожи на российские, поэтому в Контуре смогли создать качественный продукт специально для белорусских ТН и ТТН. А еще модуль распознает российские счета-фактуры и УПД.

Плюс «Первички» в том, что программа быстро и точно переносит данные со сканов в 1С, а еще - обучается в процессе работы, благодаря искусственному интеллекту. Это значит, что с каждой новой пачкой накладных «Первичка» лучше знает ваш каталог, ваших поставщиков и номенклатуру. Все это позволяет ей быстро находить карточки в каталоге при вводе накладной или создавать новые. Бухгалтеру остается проверить точность данных, выбрать карточку и провести документ.

Более 400 белорусских бухгалтеров уже работают с «Первичкой» и рассказывают, как система помогает экономить время:

ИП Оксана Строцкая:

Вижу, что чем больше пользуешься сервисом, тем лучше он начинает распознавать, потому что система учитывает мою базу. В первый месяц приходилось чаще поправлять номенклатуру, но к третьему месяцу названия стали распознаваться почти без ошибок. Думаю, пройдёт ещё месяц или два - и ситуация еще улучшится.

ООО «Стеклоград»:

Все накладные распознаются отлично, хотя нас предупреждали о 95% корректно распознанных накладных, но на деле затруднения возникают, только если пришла накладная с дефектами, но тут расстройство, скорее, от того что мы получаем такие документы. Труд людей, которые вводят первичку, сильно облегчился и ускорился в 3-4 раза точно, что радует нас. Мы за развитие технологий.

«Первичка» от Контур.Бухгалтерии не требует установки на компьютер и доработки учетной системы. Она работает с 1С8 и 1С7 от Юкола, Мисофт, Хьюмен, 1С-Минск, а с другими программами возможна интеграция через API.

Всем бухгалтерам мы даем 10 бесплатных страниц - это возможность протестировать программу и понять, подходит ли она вам. Пишите - мы все расскажем, проконсультируем и поможем разобраться!

© 1988 – 2021 СКБ Контур