Обработка отсканированных документов

Бухгалтеру часто приходится иметь дело со сканами первичных документов: поставщики присылают их по электронной почте, потому что отправка оригиналов занимает время. В статье расскажем, как в несколько раз ускорить обработку сканов с помощью программ распознавания для бухгалтерских документов в Беларуси.

Зачем распознавать отсканированные документы

Как в бухгалтерии появляются сканы? - очень просто. Контрагент не успевает передать вовремя накладные и акты, поэтому отправляет документы в виде сканов или фотографий. Тогда бухгалтерия может вовремя ввести сведения в учет и выставить ЭСЧФ. Неудивительно, что в начале каждого месяца на столе бухгалтера копятся пачки накладных, а в электронной почте - письма со сканами.

Обработка отсканированных документов почти не отличается от работы с бумажной первичкой: нужно точно так же ввести сведения из них в систему учета. Практика показывает, что эта задача занимает большую часть времени бухгалтера. Часто компаниям приходится приглашать приходящих помощников по вводу первички или усаживать за работу менеджеров, лишь бы успеть обработать документы вовремя. Порой бухгалтеру приходится задерживаться на работе до позднего вечера.

Но время на обработку документов можно ощутимо сократить с помощью программ распознавания. Белорусские бухгалтерии, которые уже работают с такими системами говорят о снижении времени на обработку документов в 4-7 раз. Такая автоматизация помогает сэкономить не только время, но и деньги: компании не придется нанимать помощников для ввода документов или отвлекать от дела менеджеров, обработкой документов займется программа - а она стоит заметно дешевле.

Как программа обрабатывает сканы документов

Сегодня есть специальные системы, которые распознают сканы бумажных документов: «читают» данные, скажем, накладной и переносят их в документ 1С. Они напоминают всем известные программы для распознавания обычного текста, только «заточены» они под бухгалтерию, чтобы избавить бухгалтера от рутины.

Как и другие программы распознавания, бухгалтерские системы чувствительны к качеству скана. Чем выше четкость изображения, тем больше полей система прочитает и перенесет в 1С. Поэтому лучше именно сканировать документы, а не фотографировать их. Программы понимают все популярные форматы: PNG, PDF, JPG, TIFF.

Вот обычный порядок работы с системой распознавания:

  1. Бухгалтер извлекает скан из почты или сканирует бумажный документ, загружает скан в программу.
  2. Программа распознает реквизиты, номенклатуру, цифры, проводит математическую проверку операций и переносит все данные в черновик документа 1С. Если система сомневается в правильной расшифровке данных, она выделит цветом поле, которое нужно внимательно проверить.
  3. Бухгалтер пробегает глазами по исходному документу и черновику в 1С, сверяет данные.
  4. Если все в порядке - бухгалтер проводит документ.

Как работает «Первичка» от Контур.Бухгалтерии

В 2020 году в Беларуси появилась «Первичка» от Контур.Бухгалтерии - программа для распознавания накладных. Она работает «в облаке», то есть не требует установки на компьютер и доработки учетной системы. Заходить в «Первичку» для работы можно с любого компьютера или ноутбука с помощью логина, пароля и авторизации через СМС - это защищает ваши данные.

Система умеет читать сканы белорусских ТН и ТТН, а еще российских счетов-фактур и УПД. Подходит для 1С8 и 1С7 от Мисофт, 1С-Минск, Юкола, Хьюмен. С другими программами работает через АPI. 

Еще «Первичка» умеет сопоставлять сведения в накладной и базе 1С: быстро ищет нужную карточку в каталоге, а если ее нет - формирует новую. Так система экономит время бухгалтера и не дает «разбухать» каталогу. Искусственный интеллект помогает «Первичке» учиться в процессе работы, и со временем она все лучше распознает документы - пользователи системы замечают это.

Оксана Строцкая:

Вижу, что чем больше пользуешься сервисом, тем лучше он начинает распознавать, потому что система учитывает мою базу. В первый месяц приходилось чаще поправлять номенклатуру, но к третьему месяцу названия стали распознаваться почти без ошибок. Думаю, пройдёт ещё месяц или два - и ситуация еще улучшится.

Как программная обработка сканов усиливает контроль

При ручном вводе документов часто случаются ошибки. «Человеческий фактор», - говорим мы, бухгалтер может устать от букв и цифр к концу дня. А вот программа не устает, не путает буквы и цифры, легко переключается с латиницы на кириллицу, при этом постоянно обучается и обновляется. И если вслед за программой введенные данные проверит человек, риск ошибок почти обнуляется.

При такой организации работы бухгалтер может освободить до нескольких часов в день, которые раньше он тратил на рутину. Это позволит полноценно заниматься налогами, учетом, отчетностью, готовить для руководителя и сотрудников нужные документы и отчеты.

Не все специалисты легко перестраиваются и подключают новые программы - это часть консервативной природы человека, мы не любим менять привычки. Но более 400 бухгалтерий Беларуси уже работают с “Первичкой” и рассказывают об улучшениях в работе и настроении.

Людмила Стрельцова, ООО «Реклама-АРТ»:

Время на ввод документов сократилось раза в 4-7 точно, особенно по накладным, где 12-20 позиций и наименования на кириллице и латинице. Раньше привычно было оставаться иногда на работе до 8-9 вечера, теперь такого нет. Уже рассказываем об этой программе, чтобы и другие пользовались ею.

Попробуйте «Первичку» и вы - всем новичкам мы дарим бесплатный пакет для знакомства с системой.

© 1988 – 2021 СКБ Контур