Обработка первичных документов

Обработка первичных документов не требует особых навыков и умений. Обычно эту работу поручают рядовому бухгалтеру, который получает первичку, проверяет ее и делает бухгалтерскую проводку. Однако даже в этом деле бывают ошибки. Расскажем, как происходит обработка первичных документов и как ее автоматизировать.

Что такое первичный документ

Первичка — это документ, на основании которого факт хозяйственной жизни компании отражается в бухгалтерском учете (Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 12.07.2013 № 57-З). Покупка сырья, продажа товаров, получение кредита и так далее — каждая из этих операций подтверждается первичкой.

Первичный документ должен включать следующие реквизиты:

• наименование;
• порядковый номер;
• место составления;
• дату составления;
• наименование организаций, участвующих в операции;
• содержание операции;
• ФИО и подписи лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни.

Примеры первичных документов

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 360 от 24 марта 2011 года утвержден ряд обязательных первичных документов:

• товарно-транспортная накладная;
• товарная накладная;
• приходный кассовый ордер;
• расходный кассовый ордер;
• акт о приеме-передаче;
• акт сдачи-приемки выполненных строительных работ;
• акт о передаче незавершенного объекта строительства;
• акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной или транспортной инфраструктуры.

Остальные документы компании и предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Но в самостоятельно составленную первичку должны входить все необходимые реквизиты.

Требования к первичной документации

Первичка должна в полном объеме раскрывать смысл операции, то есть содержать необходимые сведения: сумму, количество, наименование юрлиц, ФИО ответственных и так далее. Поэтому первичка должна соответствовать требованиям:

• составлена в момент совершения операции или сразу после нее;
• в наличии реквизиты для идентификации операции;
• форма утверждена законодателем или внутренними правилами компании;
• нет ошибок в арифметике и по существу.

Что такое обработка первичных документов

При совершении операции оформляют первичный документ. После этого он попадает к бухгалтеру. С этого момента задача специалиста — обработать первичку. Для этого выполняют три шага:

1. Проверить правильность оформления — бухгалтер проверяет наличие реквизитов, подписи ответственных лиц, своевременность составления и правильность заполнения. Также сотрудник проверяет первичку на арифметические ошибки;
2. Собрать документы по группам — хранить всю первичку «скопом» нельзя. Так вы не найдете нужный документ, поэтому нужна четкая система группировки: по датам, по смыслу операции, по наименованию, по контрагенту и так далее;
3. Сделать бухгалтерскую проводку — заключительный этап. Бухгалтер на основании проверенной первички фиксирует информацию на счетах бухучета.

Боль бухгалтера при обработке первички

Учетные программы, например 1С, самостоятельно формируют бухгалтерские проводки. Сотруднику достаточно перенести информацию с бумаги в программу и нажать «Провести».

Но с ростом количества документов, растет время на обработку и число ошибок. Добавили лишний ноль, неправильно вписали номер входящего документа и так далее.

Чем больше компания, тем больше документооборот. Поэтому со временем одного бухгалтера уже не хватает, штат начинает расти. Но большую часть времени сотрудники заняты первичкой. Есть способ это исправить — автоматическая обработка документов.

Автоматическая обработка первичных документов

В обработке первички бухгалтера может заменить программа. Алгоритм работы выглядит так:

• бухгалтер делает скан-копию документа;
• загружает в программу;
• программа обрабатывает документ и показывает бухгалтеру в виде таблицы информацию, которую намерена внести в 1С;
• сотрудник проверяет правильность распознанных данных и вносит правки, если это нужно;
• после этого создается проводка в 1С.

Время на обработку одного документа около 15 секунд.

Требования к документу для автоматической обработки

Для запуска обработки бухгалтеру нужна только скан-копия, соответствующая условиям:

• разрешение 200 — 400 dpi;
• формат скана — jpg, jpeg, tiff, png, pdf или zip-архив со сканами;
• символы и границы таблиц четко пропечатаны;
• первичка по форме соответствует законодательству, то есть нет лишних столбцов и пометок;
• если документ многостраничный — страницы расположены в правильной последовательности;
• вес файла не более 50 Мб.

Если первички много, можно отсканировать ее в один pdf-файл или собрать сканы в zip-архив. Система сама разделит один файл на документы.

Рекомендуем сервис распознавания документов Контур.Первичка. Она разработана специально для Республики Беларусь и поддерживает цветные бланки товарных и товарно-транспортных накладных. Вам не нужно загружать первичку на сайт или скачивать программу, достаточно скачать внешнюю обработку для 1С и загружать документы по щелчку мышки.