Обработка первичных документов не требует особых навыков и умений. Обычно эту работу поручают рядовому бухгалтеру, который получает первичку, проверяет ее и делает бухгалтерскую проводку. Однако даже в этом деле бывают ошибки. Расскажем, как происходит обработка первичных документов и как ее автоматизировать.
Первичка — это документ, на основании которого факт хозяйственной жизни компании отражается в бухгалтерском учете (Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 12.07.2013 № 57-З). Покупка сырья, продажа товаров, получение кредита и так далее — каждая из этих операций подтверждается первичкой.
Первичный документ должен включать следующие реквизиты:
Постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 360 от 24 марта 2011 года утвержден ряд обязательных первичных документов:
Остальные документы компании и предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Но в самостоятельно составленную первичку должны входить все необходимые реквизиты.
Первичка должна в полном объеме раскрывать смысл операции, то есть содержать необходимые сведения: сумму, количество, наименование юрлиц, ФИО ответственных и так далее. Поэтому первичка должна соответствовать требованиям:
При совершении операции оформляют первичный документ. После этого он попадает к бухгалтеру. С этого момента задача специалиста — обработать первичку. Для этого выполняют три шага:
Учетные программы, например 1С, самостоятельно формируют бухгалтерские проводки. Сотруднику достаточно перенести информацию с бумаги в программу и нажать «Провести».
Но с ростом количества документов, растет время на обработку и число ошибок. Добавили лишний ноль, неправильно вписали номер входящего документа и так далее.
Чем больше компания, тем больше документооборот. Поэтому со временем одного бухгалтера уже не хватает, штат начинает расти. Но большую часть времени сотрудники заняты первичкой. Есть способ это исправить — автоматическая обработка документов.
В обработке первички бухгалтера может заменить программа. Алгоритм работы выглядит так:
Время на обработку одного документа около 15 секунд.
Для запуска обработки бухгалтеру нужна только скан-копия, соответствующая условиям:
Если первички много, можно отсканировать ее в один pdf-файл или собрать сканы в zip-архив. Система сама разделит один файл на документы.
Рекомендуем сервис распознавания документов Контур.Первичка. Она разработана специально для Республики Беларусь и поддерживает цветные бланки товарных и товарно-транспортных накладных. Вам не нужно загружать первичку на сайт или скачивать программу, достаточно скачать внешнюю обработку для 1С и загружать документы по щелчку мышки.