Обработка первичных документов

Обязанность любой компании и предпринимателя — правильно обрабатывать первичные учетные документы. От этого зависит корректность бухгалтерского учета и порядок в документообороте. Расскажем об основных правилах обработки первички, главных сложностях и их решении.

Этапы обработки первичных учетных документов

Базовые положения об обработке первичных документов содержатся в ст. 10 закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» Республики Беларусь. Закон обязывает подтверждать совершение любой хозоперации первичным учетным документом. Такой документ должен иметь юридическую силу и корректно оформляться ответственными лицами.

Список действующих в республике первичных документов приводится в Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов». Это товарная накладная и транспортная накладная, приходный и расходные кассовые ордеры и несколько видов актов — некоторые из них являются бланками документов строгой отчетности. О полном перечне первичных документов мы рассказывали здесь, об основных ошибках в оформлении первички мы писали в этой статье.

Первичный документ формируют при совершении операции или сразу после этого события. Затем его направляют в бухгалтерию, и одна из задач бухгалтера — своевременно собрать первичку с помощью менеджеров и руководителя. В бухгалтерии документ проверяют на корректность заполнения в соответствии с законами РБ. Затем вносят в систему учета и отражают на счетах учета.

После этого первичные документы комплектуют, в хронологическом порядке подшивают, складывают на хранение в папки и помещают в архив. Бумаги хранятся в течение срока, который прописан в инструкциях по делопроизводству, после окончания этого срока документы уничтожают.

Какие сканы и фото бухгалтерских документов можно распознавать

Для программы распознавания важно качество изображения. Чем оно выше, тем больше данных прочитает система и перенесет их в документ 1С. Поэтому рекомендуемый метод — сканировать первичные документы, а не фотографировать их. Для этого нужен самый простой сканер.

Подойдет изображение в любом популярном формате: BMP, PNG, TIFF, JPG, PDF. Программа преобразует изображение в черновик документа 1С, перенесет в соответствующие поля все реквизиты, наименования, количество, стоимость. Продвинутые программы умеют работать с каталогом 1С и находить в нем номенклатурные карточки для товаров из накладных.

Сложности при обработке первички

На любом этапе действуют подробные правила работы с первичкой. Ошибки при заполнении, проверке или вводе документов могут привести к нарушениям в учете, претензиям от налоговой и штрафам. То же касается архивации и хранения документов. Поэтому от бухгалтера по первичке требуется твердое знание правил работы и аккуратность.

За нарушение правил обработки и хранения первичных и иных документов ответственность наступает согласно ст. 12.1 Кодекса РБ об административных правонарушениях.

Единственный этап, на котором бухгалтера может «подстраховать» техника — это ввод первичной документации в систему учета. Программы для распознавания первичных документов читают реквизиты, номенклатуру и числовые показатели, переносят данные в поля документа 1С, проверяют арифметические операции и выделяют цветом поля, которые нуждаются в дополнительной проверке.

Бухгалтеру остается пробежать глазами по бумажному документу и черновику в 1С, проверить данные, при необходимости откорректировать их и провести документ. Таким образом при вводе первички можно обеспечить двойную перекрестную проверку — сначала программой, затем человеком.

Другая сложность ввода первичных документов, в особенности накладных, заключается в том, что именно этот процесс отнимает у бухгалтера более половины рабочего времени. В зависимости от сложности номенклатуры и объема накладной ввод в систему учета занимает от 10 минут до 3 часов на одну накладную. Если в компании обширный документооборот, бухгалтеры вынуждены регулярно выполнять рутинную работу, которую можно автоматизировать с помощью программ. Это позволит освободить время сотрудников, сократить число бухгалтеров по первичке в компании, а значит снизить расходы на оплату труда.

Алгоритм работы программы по вводу накладных

Расскажем, как работает модуль для ввода в 1С накладных «Первичка» от Контур.Бухгалтерии. Модуль работает с белорусскими ТН и ТТН и подходит для 1С7 и 1С8 от Мисофт, 1С-Минск, Юкола и Хьюмен.

Шаг 1. Бухгалтер сканирует накладную, также он может запросить скан у контрагента, если передача оригиналов задерживается. Скан отправляется на распознавание. Подходят сканы во всех популярных форматах: JPG, PDF, TTF, PNG.

Шаг 2. Система считывает данные со скана и переносит их в соответствующие поля документа 1С. Выделяет цветом те поля, которые требуют дополнительной проверки. Также система сама ищет в базе 1С номеклатурные карточки, а если их нет — заводит новые.

Шаг 3. Бухгалтер проверяет правильность переноса данных. Если нужно — корректирует названия. После этого проводит документ.

Преимущество автоматизации ввода накладных — скорость и точность. Более 200 белорусских бухгалтеров уже используют «Первичку» и довольны работой программы.

Людмила Стрельцова, ООО «Реклама-АРТ»:

Время на ввод документов сократилось раза в 4-7 точно, особенно по накладным, где 12-20 позиций и наименования на кириллице и латинице. Раньше привычно было оставаться иногда на работе до 8-9 вечера, теперь такого нет. Уже рассказываем об этой программе, чтобы и другие пользовались ею.

Узнайте больше о «Первичке» от Контур.Бухгалтерии на нашем сайте, тестируйте систему бесплатно и упростите обработку накладных в вашей бухгалтерии.

© 1988 – 2021 СКБ Контур