Обязанности бухгалтера по первичной документации

Крупные организации нанимают целый бухгалтерский отдел, чтобы справляться с объемным учетом, и в бухгалтерии обязательно есть специалист, который занимается первичной документацией. Разберем обязанности бухгалтера по первичке и особенности его работы в Республике Беларусь.

Должность бухгалтера по первичке и ее особенности

Бухгалтер по первичной документации принимает и обрабатывает накладные, транспортные документы, товарные чеки, акты, счета-фактуры и другие первичные документы. Он может работать в компании, которая занимается торговлей, перевозками, строительством — главное, в этой организации большой поток первички, так что для ее обработки требуется отдельный специалист или даже целый отдел.

Работникам на этой должности приходится кропотливо проверять данные в документах и переносить их в учетную систему, так что главные требования к такому специалисту — внимательность, аккуратность, усидчивость, готовность выполнять монотонную работу. Также важно хорошо знать документооборот и правила заполнения документов.

Еще одно отличие этой профессии во многих случаях — неравномерность нагрузки. В начале календарного месяца, когда в учетную систему нужно внести полученные накладные от поставщиков, часто копится много документов. В этот период многие бухгалтеры по первичке работают в авральном режиме.

Должностные обязанности бухгалтера по первичке

Для бухгалтера по первичной документации есть должностная инструкция, в которой перечислены основные ежедневные обязанности специалиста. Во многом эти обязанности зависят от участка учета, который поручен бухгалтеру. Вот их приблизительный список:

• заполнение исходящих первичных документов;
• своевременный сбор у сотрудников и контрагентов документации;
• проверка полученных документов на правильность заполнения и соответствие законам РБ;
• своевременное внесение полученных документов в учетную систему — именно эта задача часто отнимает большую часть времени бухгалтера по первичке;
• оформление на основе внесенных в учетную программу документов корреспонденции по счетам бухучета;
• оформление регистров учета для обобщения поступившей информации;
• подготовка сводных отчетов для внутреннего и внешнего пользования, особенно для главного бухгалтера компании;
• контроль над правильностью документооборота;
• формирование комплектов документации;
• передача в архив бумажных оригиналов первички;
• участие в инвентаризации на предприятии, помощь в фиксации итогов ревизии;
• при необходимости — участие в работе по оптимицации процесса сбора, проверки и ввода первички в систему учета.

Бухгалтер по первичной документации должен владеть такими знаниями и умениями:

• законы и нормативно-правовые акты Республики Беларусь, которые регулируют документооборот и архивное дело;
• налоговые, бухгалтерские и финансовые законы;
• внутренние документы компании;
• нормы заполнения первичных документов на бумаге и в электронном виде;
• правила работы с 1С или другой бухгалтерской программой, базами данных, сервисами передачи отчетности и электронных счетов-фактур;
• правила хранения документов и правила ведения архива.

Вспомогательные инструменты бухгалтера по первичке

В работе бухгалтеру помогают не только доступ к законодательной базе и приспособления для хранения бумаг — файлы, папки, стеллажи — но и техническое оборудование, а также компьютерные программы.

Безусловно, специалисту важно освоить 1С или другую программу, в которой ведется учет на предприятии. Ежедневная обязанность бухгалтера по первичке — создавать в этой программе исходящие документы и вносить в нее входящую документацию с бумажных оригиналов, полученных от контрагентов компании.

Ввод документов в систему отнимает до 70% рабочего времени бухгалтера, и для облегчения этой задачи есть технологические решения. Например, сервис для автоматизации ввода в учетную систему сканов первичных документов «Первичка» от Контур.Бухгалтерии. Он ускоряет ввод накладных в несколько раз, сокращает процент ошибок в учете и избавляет бухгалтера от самой рутинной части работы. 

Принцип работы сервиса по автовводу первички прост:

• бухгалтер сканирует оригинал документа или получает от контрагента скан, если тот не может вовремя передать оригиналы;
• отправляет скан на распознавание — система прочитывает реквизиты и поля накладной, переносит значения в черновик соответствующего документа в 1С;
• бухгалтер проверяет правильность распознавания данных и проводит документ.

Попробуйте автоматизировать ввод накладных в вашей компании — получите бесплатный пакет на 10 страниц распознавания и познакомьтесь с возможностями модуля «Первичка». Вам не нужно ничего устанавливать на компьютер — сервис работает в облаке и не требует доработки учетной программы.