Оптимизация работы бухгалтерии

Многие процессы в компании можно усовершенствовать, чтобы повысить скорость и качество работы, а еще снизить затраты на нее. Расскажем в статье, как выделить бизнес-процесс, описать его и найти способ оптимизации. Для наглядности рассмотрим это на примере обработки первичных документов в белорусских бухгалтериях.

Что такое оптимизация бизнес-процессов

Все текущие дела в компании можно разделить на бизнес-процессы. Например, производство, закупка материалов, продажи, работа бухгалтерии. Внутри каждого крупного направления можно выделить свои более мелкие бизнес-процессы. Например, внутри бухгалтерии есть обработка первичных документов, ведение учета, работа с сотрудниками, подготовка отчетности.

Оптимизация бизнес-процессов — это действия, которые помогают улучшить работу: сделать ее быстрее, качественнее, дешевле. В конечном счете компания с помощью оптимизации повышает прибыль и упрочняет свое положение на рынке. Поэтому оптимизация не должна стоить больше, чем бизнес сэкономит или дополнительно заработает благодаря ей.

Как выделить бизнес-процессы для оптимизации

Чтобы оптимизировать процесс, нужно понять, что мы собрались улучшать: снижать расходы или риски, экономить время сотрудников, поднимать продажи. От этого зависят дальнейшие действия.

Чтобы понять бизнес-процесс и увидеть, как его можно улучшить, — его надо описать. Это отдельная важная задача. Притом описать его нужно так, как он выполняется на самом деле, без натяжек и пропусков. Это поможет увидеть «тонкие места» и возможности для улучшения. Сначала мы выбираем бизнес-процесс, затем прописываем шаги или рисуем блок-схему.

Что важно при описании бизнес-процессов:

  • описывать только нормальный, обычный ход процесса;
  • не слишком углубляться в детали, но и не слишком обобщать, оптимальное деление — 5-12 шагов внутри процесса;
  • придерживаться одного уровня детализации на всем протяжении процесса.

Например, мы описываем процесс обработки первичных документов в бухгалтерии:

  • бухгалтер заполняет исходящие документы и передает руководителю и менеджерам;
  • получает входящие документы через менеджеров и руководителя, своевременно сообщает о недостающих документах;
  • проверяет входящие документы на правильность заполнения, при необходимости просит внести исправления;
  • вносит документы в систему учета;
  • оформляет на их основе корреспонденции по счетам бухучета;
  • следит за правильностью документооборота, формирует комплекты обработанных документов и передает их в архив.

Что можно оптимизировать после описания процесса

Оптимизация подразумевает, что нам что-то не нравится в процессе и мы можем это исправить. Это может касаться разных шагов и разных сторон процесса.

Скорость. Менеджер медленно обрабатывает заявку, долго ждем материалов для производства, у нас большая очередь клиентов, которые ждут заказов.

Стоимость. Большие затраты на оборудование, зарплату, материалы. Мало заказов, и оборудование простаивает.

Отсутствие контроля. Непонятно, как справляются специалисты, все ли происходит в срок, как идет процесс и кто следит за качеством.

При анализе шагов бизнес-процесса важно понять, что вы хотите улучшить, а главное — как это выразить в цифрах. Здесь будет очень полезен сбор информации о времени, которые сотрудники тратят на свои задачи, стоимости их труда, стоимости оборудования, материалов и всего, что включено в процесс.

Например, мы видим, что в бизнес-процессе по обработке входящих первичных документов самый «проседающий» шаг — это ввод документов в систему учета. Бухгалтер делает это вручную, к началу каждого месяца в бухгалтерии копится пачка накладных, бухгалтер сидит в офисе до позднего вечера, приходится нанимать дополнительно приходящего помощника, который тоже вводит документы.

Если оценить весь процесс ввода первички из расчета, что он занимает до 70% времени бухгалтера, плюс оплата труда помощника, мы получим около 1 000 BYN в месяц. Эта сумма кажется нам большой, и мы хотим ее уменьшить. А еще хотим повысить лояльность бухгалтера, которому не нравится задерживаться на работе.

Как внедрять оптимизацию с пользой

Перестройка процессов требует времени, денег и сил, у любой оптимизации есть плюсы и минусы. Для бизнеса важно, чтобы эффект от перестройки был положительным: плюсов должно быть больше — экономии, перспектив для роста, удовлетворенности сотрудников.

При этом связать все бизнес-процессы в единую сеть, изучить и найти идеальное решение аналитическим путем не всегда возможно. В бизнесе слишком много связей, изменение одного процесса влияет на все другие дела, прогнозировать изменения сложно.

Есть прагматичный и вполне бережный путь — маленькие эксперименты по оптимизации на отдельных участках. Для этого мы ставим скромную цель оптимизации, обозначаем ее в цифрах, проводим эксперимент и смотрим на его эффект. А еще оцениваем, как это повлияло на соседние бизнес-процессы.

Например, при обработке первички мы хотим сократить расходы с 1000 BYN в месяц до 700 BYN. Мы понимаем, что это можно сделать благодаря автоматизации ввода документов. Ищем подходящую программу распознавания первички, подключаем ее на 1-2 месяца и измеряем результат. Положительная сторона здесь — экономия времени бухгалтера, отказ от услуг приходящего помощника. Отрицательная сторона — затраты на программу, необходимость обучить бухгалтера и, возможно, оплатить услуги программиста.

Скажем, компания имеет дело с модулем распознавания накладных «Первичка» от Контур.Бухгалтерии. Модуль не требует программной доработки, так что услуги программиста не потребуются. Разобраться в работе системы легко, и бухгалтеру не понадобится на это много времени. Стоимость пакета на 1 месяц — 30 BYN, а годового от 360 ИНТ за 600 страниц.

Проводим эксперимент и видим: ввод накладных ускорился в несколько раз, от приходящего помощника мы отказались. Теперь бухгалтер тратит на ввод первички в систему не 70% своего времени, а около 30%, значит денежные затраты на этот процесс теперь составляют 300 BYN в месяц на оплату труда бухгалтера, плюс 30 BYN на оплату программы. Мы добились экономии почти в три раза, бухгалтер доволен. Влияние на соседние бизнес-процессы тоже есть: теперь у бухгалтера больше времени на другие участки учета. Результат эксперимента положительный.

Узнайте больше о системе ввода накладных в 1С «Первичка» от Контур.Бухгалтерии. Автоматизируйте ввод входящих ТН и ТТН в вашей компании. Протестируйте систему бесплатно, чтобы понять, подходит ли она вам.

© 1988 – 2021 СКБ Контур