Первичная документация

Закон устанавливает правила ведения первичной документации, а при проверках контролирующие органы часто находят в документах ошибки и нарушения. Это приводит к штрафам и доначислениям налога. Расскажем о правилах ведения документации и основных выявляемых нарушениях в Республике Беларусь.

Требования к первичной документации

Любая хозоперация: покупка, продажа, аренда, оказание услуги — должна оформляться первичным учетным документом. Обязательные требования к документации установлены в ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». В бумажном или электронном документе составители обязательно должны указать такие сведения:

  • название документа и дату, когда его составили;
  • название организации или фамилия и инициалы ИП, которые участвуют в хозяйственной операции;
  • данные о самой хозоперации, о ее основании (например, договор), измерители — денежные, трудовые, натуральные (нужны, как минимум, стоимостные показатели);
  • сотрудники, ответственные за совершение и правильное оформление хозоперации, — их должности, фамилии, инициалы и подписи.

Еще одно требование — время составления первичного учетного документа. Его составляют во время совершения хозяйственной операции, а если это трудновыполнимо, но сразу же после ее совершения  (п. 5 ст. 10 Закона № 57-З).

И следующее требование — документ должен иметь юридическую силу. Это кажется очевидным, но для контролирующих органов важно, чтобы документ не только был правильно и вовремя составлен, но и чтобы хозоперация, которую он описывает, была в действительности совершена (подп. 1.10 п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 23.10.2012 № 488 «О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств» (далее – Указ № 488)). Бывают случаи, когда налоговая признает документ не имеющим юридической силы.

Самые частые нарушения в первичной документации

При проверках налоговая изучает содержание первички, анализирует и сопоставляет с фактами, проводит встречные проверки и делает запросы. Инспекция находит много нарушений по оформлению первичных учетных документов, по их отсутствию или признает документы не имеющими юридической силы. Рассмотрим нарушения на примерах.

Некорректное оформление. Если документ оформлен неверно, в нем не хватает реквизитов или не прописаны все аспекты хозяйственной операции, налоговая может наложить штраф, доначислить налоги и пени.

Например, организация проводила в сторонней компании техобслуживание автомобилей, которые не были поставлены на баланс, а их использование в бизнесе не фиксировалось никакими договорами. Но стоимость техобслуживания бухгалтерия относила на затраты по налогу на прибыль. После проверки стоимость техобслуживания исключили из затрат по налогу, НДС сняли с вычетов. Нарушение в этом случае — отсутствие документов, которые подтверждают использование в деятельности автомобилей.

Отсутствие документации. Часто во время проверок обнаруживают нарушения по наличию документов в местах, где компания или ИП хранят и реализуют товары, или при транспортировке партии. Налогоплательщики должны обеспечить наличие первички, если иное не установлено законом, в следующих местах (подп. 1.12 п. 1 ст. 22 НК РБ):

  • документы, подтверждающие поступление или приобретение ТМЦ — в местах хранения ТМЦ и при их перевозке;
  • документы, подтверждающие приобретение ТМЦ при их поступлении в места продажи или отправку товаров на продажу, — в местах продажи.

Если документ отсутствует в нужном месте или в принципе, это может привести к исключению сумм из затрат при расчете налога на прибыль, исключению НДС из суммы вычетов. 

Например, организация провела выездное мероприятие и оплатила проживание и питание сотрудников в гостиничном комплексе вне места нахождения компании. В компании были приняты приказы и разработаны программы, из которых следовало, что проводились обучающие мероприятия, направленные на повышение качества работы, в них участвовали определенные сотрудники определенное время. Но бухгалтерия не подготовила документы по командировке работников в другую местность и не оформила табели учета рабочего времени. Это значит, что компания не подтвердила производственный характер затрат, так что при проверке налоговая исключила из затрат при расчете налога на прибыль стоимость проживания и питания сотрудников в гостинице.

Другой пример из практики импортных операций. Компания в режиме временного ввоза ввезла на территорию Беларуси с территории Польши партию товаров. При налоговой проверке не были предоставлены таможенные документы для подтверждения ввоза. П. 5 ст. 107 НК РБ говорит, что при ввозе товаров на территорию Беларуси (кроме ввоза с территорий государств — членов Евразийского экономического союза) налоговый вычет можно сделать на основании таможенной декларации и документов об уплате НДС при ввозе. Поэтому по итогам налоговой проверки компания не смогла принять к вычету НДС со стоимости ввезенных товаров. 

Отсутствие юридической силы. В последнее время налоговая часто признает первичку недействительной на основании отсутствия юридической силы, если есть доказательства, которые опровергают факт совершения хозоперации (подп. 1.10 п. 1 Указа № 488). И тогда налогообложение операций, которые оформлены документами без юридической силы, происходит в порядке, который прописан в подп. 1.11 п. 1 Указа № 488.

Например, если признана не имеющей юрсилу первичка:

  • по приобретению товаров или услуг — стоимость покупки не включают в состав затрат при расчете налога, а суммы НДС не подлежат вычету и не включаются в состав затрат или внереализационных расходов;
  • по реализации товаров и услуг — доходы признаются внереализационными, стоимость товаров и услуг включается в валовую выручку и в налоговую базу по НДС.

Например, компания А. по документам оплатила санитарную обработку территории силами фирмы N. При проверке налоговая установила, что компания N. находится в Реестре организаций с повышенным риском правонарушений в экономической сфере и что она не может предоставить документы, которые бы подтверждали услугу по санитарной обработке территории в компании А. После этого компании А. было отказано включить понесенные по документам расходы в состав затрат, а НДС принять к вычету.

Автоматизируйте работу с накладными, чтобы ускорить их обработку в несколько раз. Модуль «Первичка» от Контур.Бухгалтерии распознает сканы ТН и ТТН, вносит данные в документ 1С — бухгалтеру остается только проверить и провести его. Узнайте больше о распознавании накладных на сайте, регистрируйтесь и тестируйте систему бесплатно.

© 1988 – 2021 СКБ Контур