Первичная документация: требования и обработка

Каждая бухгалтерская операция должна подтверждаться соответствующим документом, это закреплено в законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Такую документацию в бухгалтерии называют первичными учетными документами — разберем в статье, что это такое и как наладить работу на этом участке.

Первичная документация: что это такое и как с нею работают в бухгалтерии

Компании и предприниматели продают и покупают товары, арендуют технику, оказывают услуги. Каждое такое действие (хозяйственная операция) нужно закреплять в специальном документе: покупку или продажу — в накладной, услугу — в акте, кроме этого есть договоры, счета-фактуры, кассовые документы.

У первичной документации есть требования по оформлению. Они приведены в ст. 10 Закона РБ № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» от 12.07.2013. Прежде всего, у документа должны быть все сведения о нем — то есть, реквизиты. К тому же некоторые документы: товарные и товарно-транспортные накладные — составляют на специальных бланках строгой отчетности.

Вот список обязательных реквизитов первички:

  • название и дата оформления;
  • наименование компании или ФИО предпринимателя;
  • сведения об операции и на каком договоре она основана;
  • показатели стоимости (цены) и другие измерители (число единиц, объемы работ, названия товаров или услуг);
  • должность и ФИО ответственных лиц, которые проводят операцию и составляют по ней документ.

Все эти реквизиты потом придется из документа вводить в систему бухгалтерского учета. Поэтому выгоднее либо сразу работать с электронными документами, либо завести в бухгалтерии программу для распознавания и автоматического ввода документов в 1С.

Другие требования к первичной документации

Также важно, в какое время составлен первичный документ. Закон требует оформлять его прямо во время выполнения операции: например, при погрузке в грузовик коробок с товарами продавец составляет для покупателя товарно-транспортную накладную. Если невозможно оформить документ одновременно с выполнением хозяйственной операции, это делают после ее завершения, не откладывая (п. 5 ст. 10 Закона № 57-З).

Еще одно требование потребует пояснения: документ должен обладать юридической силой. Налоговой инспекции важно, чтобы операция, которая отражена в документе, происходила на самом деле (подп. 1.10 п. 1 Указа Президента РБ от 23.10.2012 № 488). Контролирующие органы отлично знают, что некоторые операции совершаются фиктивно — только на бумаге, и стараются по разным признакам выявлять это. Иногда налоговая отказывается признавать юридическую силу документа. Тогда и документ признается недействительным — его нельзя отражать в учете, он не влияет на расчет налогов.

Обработка первичной документации в бухгалтерии

При совершении хозяйственной операции или сразу после нее документ оформляют и подписывают. После этого он попадает в обработку в бухгалтерию компании или предпринимателя. Здесь он проходит несколько стадий на протяжении своей «жизни» до уничтожения.

Вот основные стадии обработки первички:

  1. Бухгалтер принимает документ, иногда за ним приходится «побегать»: просить менеджеров или поставщиков передать бумагу, чтобы данные по операции можно было принять в учет, вовремя и правильно рассчитать налог.
  2. Затем бухгалтер проверяет правильность заполнения: если находит ошибки, возвращает документ для исправления.
  3. После этого документ вносят в систему учета — чаще всего в 1С. Если бухгалтер имеет дело с бумажным документом, он аккуратно переносит все реквизиты в программу. Поэтому объемные первичные документы, особенно накладные, отнимают у специалиста много времени. В крупных компаниях с большим документооборотом часто есть отдельные бухгалтеры по первичке, которые день за днем просто вводят данные с бумажных документов в 1С.
    Это самый трудоемкий и «опасный» в плане ошибок этап работы с документами. Сократить время ввода сведений и предельно снизить риск ошибок помогают программы по распознаванию первички. Они переносят реквизиты, названия товаров, все цифры и цены в 1С, а бухгалтер проверяет правильность ввода данных.
  4. Когда документ сформирован в 1С, бухгалтер делает проводки, фиксирует данные в учетных регистрах. Затем на основании этих сведений рассчитываются налоги, строится налоговая и бухгалтерская отчетность. На этом этапе работу автоматизирует учетная система — в большинстве белорусских бухгалтерий это 1С. Но от внимательности и профессионализма бухгалтера по-прежнему зависит многое: правильные расчеты, отсутствие ошибок, которые могут дорого стоить бизнесу.
  5. После этого первичные документы складывают в хронологическом порядке и отправляют в архив. Через 1, 3 или 5 лет, после окончания срока хранения, документ можно уничтожить.

Рекомендуем вам программу для автоматического ввода накладных в 1С «Первичка» от Контур.Бухгалтерии. Система работает со сканами ТН и ТТН, ускоряет ввод данных в несколько раз и сокращает число ошибок. «Первичка» не требует установки на компьютер или доработки вашей учетной программы — с нею можно начать работать с минимальной подготовкой.

Более 200 белорусских бухгалтеров уже пользуются «Первичкой».

Алена Далинчук, главный бухгалтер:

Накладные больше не откладываются на потом, одну накладную из 10 позиций вводим за 2—3 минуты, и это с учетом того, что карточки новые и их еще нет в системе.

Оксана Строцкая:

Чем больше пользуешься сервисом, тем лучше он начинает распознавать, потому что система учитывает мою базу. В первый месяц приходилось чаще поправлять номенклатуру, но к третьему месяцу названия стали распознаваться почти без ошибок. Думаю, пройдёт ещё месяц или два — и ситуация еще улучшится.

Попробуйте «Первичку» бесплатно и познакомьтесь с ее возможностями!

© 1988 – 2021 СКБ Контур