Первичный бухгалтерский учет

Что такое бухгалтерский учет

Бухучет — это учет всех доходов и расходов компании, ее имущества и обязательств. Это не просто записи в Excel или блокноте: учет ведется по строгим правилам, которые установлены в законе Республики Беларусь № 57-3 от 12 июля 2013 года «О бухгалтерском учете и отчетности».

Компании нужно вовремя учитывать все операции: покупку, продажу, перемещение, списание и т.д. Эти операции оформляются первичными документами: актами, накладными, приказами, договорами.

Что такое первичная документация

Первичка — любой документ, подтверждающий факт сделки. Такие документы нужно оформлять и хранить для подтверждения понесенных расходов и правильного расчета налоговой базы.

Первичка формируется и подписывается в момент совершения операции. Обычно этим занимается поставщик. Перечень первички большой, он зависит от типа совершаемой операции. В любом первичном документе обязательно должны быть следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата его создания;
  • наименование экономического субъекта, который составил документ;
  • содержание операции;
  • натуральные и денежные показатели (число, штуки, литры, стоимость);
  • ФИО ответственных лиц;
  • подписи сторон.

Обычно формы первичных документов закрепляются в учетной политике. Рассмотрим основную первичку, которую используют компании.

Договор

При намерении совершить сделку стороны подписывают договор. В нем фиксируются реквизиты сторон, характер сделки, сроки, место сделки, дата, порядок разрешения споров и форс-мажорные обстоятельства. В договоре устанавливается предмет и цена сделки. Это могут быть товары, работы или услуги. 

Лучше всего на каждую сделку оформлять отдельный договор. Но на практике с постоянными партнерами заключается один общий договор на 1 год, который затем постоянно автоматически пролонгируется. А характер отгружаемого товара или услуги и цену устанавливают в приложении к договору — спецификации или счете на оплату.

Иногда письменного договора может не быть. Например, в сделках купли-продажи хватает товарного или кассового чека. А крупные компании, работающие со множеством партнеров, подготавливают договор-оферту, чтобы не заключать отдельный договор с каждым покупателем.

Договор — это не всегда первичный документ. Потому что сам по себе договор не создает движения по счетам бухучета, а лишь устанавливает права и обязанности сторон. Первичным документом он становится тогда, когда это будет закреплено в учетной политике или на его основании можно будет сделать бухгалтерскую запись. Например, договор поручительства или займа.

Счет на оплату

Счет — документ, в котором продавец устанавливает цену на услугу или товар. В момент оплаты покупатель подтверждает, что согласен с условиями поставщика. 

Узаконенной формы счета нет. Организация разрабатывает ее самостоятельно, указывая условия сделки, товар, услугу, цену, порядок отгрузки и так далее.

Счет подписывает только продавец.

Платежные документы

Платежные документы — это целая группа документов, подтверждающих оплату. Сюда относятся кассовые, товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. 

Товарные накладные

Самый популярный документ в жизни бухгалтера. Именно на его основании происходит отпуск ТМЦ и их списание покупателю со склада. Составляется в двух экземплярах. Первый остается у продавца, чтобы его бухгалтерия списала товар со склада, второй — у покупателя, чтобы его бухгалтерия приняла товары к учету.

Накладные подписывают покупатель и продавец.

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Акт похож на товарную накладную. Только используется при оказании услуг или выполнении работ. Подписанный с двух сторон акт подтверждает, что стороны не имеют друг к другу претензий по выполненным работам.

Акт подписывают сторона, оказывающая услуги, и сторона, принимающая их.

Счет-фактура

Счет-фактура (электронный счет-фактура) используется для принятия НДС к вычету. Подписывает ее продавец, если он использует общую систему налогообложения и является плательщиком НДС. Обычно продавец передает ее покупателю одновременно с товарной накладной или актом выполненных работ, если в них указан НДС.

Счет-фактуру часто путают с первичным документом. Но по сути это налоговый документ для вычета НДС. На основании только лишь фактуру нельзя принять ТМЦ к учету.

Как первичка отражается в бухучете

В бухучете вся информация храниться на бухгалтерских счетах. Каждый счет предназначен для информации о конкретном объекте. Например, счет 10 — для учета сырья, 41 — товаров, 43 — готовой продукции, 50 — денег в кассе, а 51 — денег на расчетном счете.

Рассмотрим на том же примере, как бухгалтер фиксирует информацию по первичке:

  • заключение договора — бухгалтер не фиксирует;
  • оплата счета — директор передает в бухгалтерию счет для оплаты, бухгалтер не только отправляет платежное поручение в банк, но и делает такую проводку:
    Дт 60 Кт 51 — перечислены деньги с расчетного счета продавцу
  • отгрузка — получив товарную накладную и счет-фактуру бухгалтер строит проводки:
    Дт 10 Кт 60 — на склад оприходованы кирпичи от поставщика без НДС по товарной накладной;
  • принятие НДС к вычету:
    Дт 18 Кт 60 — принят к вычету НДС от покупки кирпича по счету-фактуре.

На основании счетов подготавливается бухгалтерская отчетность. Поэтому очень важно, чтобы бухгалтер своевременно и правильно заносил первичку в базу. Например, в нашем примере до бухгалтера не дошел счет-фактура. Значит НДС к вычету он не принял, следовательно, компания переплатила. Или еще лучше — бухгалтер не видел товарной накладной. Значит на складе не ведется учет кирпича, а в балансе завышена дебиторская задолженность, так как по документам поставщик ничего не отгружал.

Как избежать ошибок при вводе первички в бухбазу

Обработка первички — рутинное занятие. Бухгалтеры привыкли делать это вручную. Брать распечатку скана или оригинал и переносить данные из него в базу. Нужно создать контрагента, вбить номенклатуру, ее количество и стоимость. Поле для ошибок огромно. Например, можно не обратить внимание на единицу измерения, можно перепутать местами цифры и так далее.

Сейчас есть сервисы автоматического ввода первички. Работают они по следующему алгоритму:

  1. бухгалтер загружает скан, например, накладной в формате PDF, JPEG;
  2. система распознает данные и сверяет их с теми, которые уже есть в базе;
  3. система может сомневаться в правильности распознанной информации, тогда она ее подсветит сомнительные поля, чтобы бухгалтер указал верный вариант;
  4. после этого сервис заносит первичку в 1С или другую учетную программу.

Если одновременно с этим договориться, чтобы поставщики скидывали сканы документов на электронную почту бухгалтера, скорость обработки первички возрастет в разы, а количество ошибок уменьшится.

Используйте сервис для распознавания первички от Контур.Бухгалтерии. Распознавайте и автоматически загружайте в базу сканы товарных и товарно-транспортных накладных.