Товарно-транспортная накладная 2020

Товарно-транспортная накладная — первичный документ, который используют все предприниматели и организации в Республике Беларусь. Этот документ подтверждает перемещение товара от продавца к покупателю с участием автотранспорта.

По какой форме заполнять товарно-транспортную накладную

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 утвержден перечень первички, обязательной к составлению при совершении операций. Товарно-транспортная накладная тоже входит в этот список, поэтому бизнес часто сталкивается с необходимостью ее заполнить.

Форма ТТН в Республике Беларусь утверждена Постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58. Тут же дана инструкция для заполнения накладной. Последние изменения в форму и инструкцию внесены Постановлением Минфина Республики Беларусь 10.08.2018 № 58.

Товарно-транспортная накладная ТТН-1 входит в Государственный реестр бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты. Такие бланки содержат идентификационные номера и гриф об утверждении.

Поэтому распечатать ТТН на простой белой бумаге не выйдет, нужен специальный цветной бланк. Его продают организации из перечня, утвержденного Республикой Беларусь. Инструкция о порядке приобретения бланков утверждена Постановлением МНС, Мифина и Минсвязи Республики Беларусь от 12.08.2011 № 33/77/17. Перечень бланков с определенной степенью защиты можно посмотреть в Постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 06.07.2011 № 912.

Когда заполняется ТТН в Республике Беларусь

Несмотря на то, что накладная — обязательный первичный документ, заполняют еене всегда. Вот ситуации, когда сформировать ТТН необходимо:

  • внутриреспубликанская автомобильная перевозка по договорам перевозки, например, доставка товаров из интернет-магазина;
  • внутриреспубликанские перевозки для собственных нужд, в том числе доставка в другие организации, внутреннее перемещение грузов с выездом на дороги общего пользования;

Совершать перевозки и не оформлять ТТН можно в ситуациях, перечисленных в п. 23 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 5/27990:

  • перемещение нетоварных грузов, по которым не ведется складской учет;
  • перемещение товаров из-за границы и до пункта разгрузки в Республике Беларусь;
  • перевозка грузов за пределы или через Республику Беларусь.

Что такое электронная ТТН

В Республике Беларусь закон разрешает формировать и хранить товарно-транспортные накладные в электронном виде. В таком случае оформлять бланки с определенной степенью защиты не нужно.

Полный процесс работы электронных ТТН описан в Постановлении Академии Наук Беларуси, Минфина, МНС и Мисвязи от 19.12.2019 № 12/76/42/20. Для работы с электронными ТТН компании нужно:

  • приобрести ЭЦП;
  • выбрать EDI-провайдера — компанию, которая будет обрабатывать и передавать ТТН;
  • подключиться к ЭДО через EDI-провайдера.

Грузоотправитель выпускает электронный документ, а остальные участники получают его в цифровом формате. Просмотреть файл можно на экране смартфона, ноутбука или распечатать.

Сколько экземпляров ТТН нужно

Для организации перевозки потребуется четыре бланка товарно-транспортной накладной. Первый — для грузополучателя, второй — для грузоотправителя, третий и четвертый — для транспортной компании.

Как правильно заполнить ТТН в Республике Беларусь

Транспортная накладная состоит из четырех блоков. Разберем заполнение по порядку.

Блок 1 — общая информация

Для начала укажите УНП продавца, покупателя и заказчика перевозки. Впишите дату составления документа.

Заполните информацию о перевозчике груза: марка машины, номер авто и прицепа, реквизиты путевого листа, ФИО водителя. В ходе перевозки эти реквизиты могут меняться, например, если груз погрузили в другую машину. В таком случае старую информацию зачеркните тонкой чертой и внесите новые данные. Рядом должна быть подпись лица, внесшего изменения. Если аккуратно исправить данные нельзя, лучше оформить к ТТН приложение с указанием новых реквизитов.

Потом укажите реквизиты участников перевозки: заказчика, отправителя и покупателя. Тут же адреса.

Перевозку груза можно оформить без заключения договора с перевозчиком, например, доставить своими силами. Тогда строку «Заказчик автомобильной перевозки» оставьте пустой.

Реквизиты документа, на основании которого перемещается груз, впишите в строку «Основание отпуска».

При перевозке может измениться получатель груза. Тогда заполните строку «Переадресовано»: впишите сюда реквизиты нового получателя. Информация должна быть заверена подписью лица, которое исправило реквизиты.

Блок 2 — товарный раздел

Здесь распишите информацию о перевозимых ТМЦ.

Наименование укажите в графе 1. Тут же пропишите страну происхождения, если товар произведен за пределами Республики Беларусь. Единицы измерения и количество пропишите в графах 2 и 3 соответственно.

Графы 4, 5, 6, 7 и 8 — это денежные значения. Впишите цену за единицу, общую стоимость товара, ставку НДС, сумму НДС и общую стоимость товара.

Характеристики груза опишите далее. В графе 9 укажите количество грузовых мест, а в графе 10 — массу груза. Для примечаний к грузам есть графа 11.

Далее переходите к заполнению текстовой части. Здесь нужно все цифры из таблицы указать прописью. В строке «Всего сумма с НДС» число должно быть равно сумме по графе 7. А строка «Всего стоимость с НДС» — сумме по графе 8. Также для граф 9 и 10.

Бланк разбивается на две части. Левую заполняет грузоотправитель. Тут расписываются все лица, сдавшие и отпустившие груз перевозчику. Также прописываются номера пломб, если какие-то позиции были опломбированы.

Ответственный за прием товара заполняет правую часть. Проверьте наличие реквизитов доверенности, на основании которой лицо принимает ТМЦ.

Конечный грузополучатель заполняет строку «Принял грузополучатель».

Блок 3 — погрузочно-разгрузочные работы

В таблице две строки: «Погрузка» и «Разгрузка». Первую заполняет отправитель груза, вторую — получатель. Если работы по погрузке или разгрузке выполняла сторонняя организация, она заполняет графы 12 в каждой строке. Если стороны делали это собственными силами, можно указать «Грузоотправитель» или «Грузополучатель».

Способ погрузки-разгрузки укажите в графе 13. Например, ручной, если сотрудники разгружали или погружали автомобиль собственными силами.

Дату и время работ фиксируйте в графах 15-17. Дополнительные операции — в 18 и 19. В графе 20 должна стоять подпись исполнителя.

Блок 4 — прочие сведения

Раздел заполняет перевозчик для расчета стоимости услуг. Пройденное расстояние фиксируют в графах 21-25 с разбивкой по группам дорог. Для кода экспедирования — графа 26.

Зарплату водителя считают в графах 28-29, расписывая корректировочный коэффициент и тариф по договору.

Стоимость транспортных услуг выводится по графам 32-42.

В конце ТТН пропишите все документы, которые едут с грузом: сертификаты, акты, гарантийные талоны и так далее.

Как ускорить обработку ТТН

Обработкой товарно-транспортных накладных занимаются бухгалтеры грузоотправителя и грузополучателя. Первые списывают ТМЦ, а вторые приходуют на счетах бухгалтерского учета.

Бухгалтер проверяет правильность заполнения ТТН, вносит данные из нее в управленческую базу и формирует проводку. Бывает, что ТТН много, а до сдачи налоговой отчетности остается мало времени. Тогда бухгалтеру нужно либо перерабатывать накладные и тратить время на обработку, что приводит к ошибкам, либо искать другое решение.

Выход есть — автоматическая обработка сканов. Бухгалтеру не придется вручную переносить все с бумаги в 1С, достаточно запустить специальную программу в виде обработки для 1С и загрузить в нее сканы накладных.

Далее скан будет перенаправлен на сервер, где будет обработан и переведен на язык, понятный для учетной программы. Затем сервер покажет всю извлеченную информацию в виде таблицы. Эти данные после проверки будут загружены в 1С.

Большой плюс — сервис во время обработки документа сверяется со справочниками в 1С: ищет и подбирает нужные номенклатуры, контрагентов и так далее. Если он что-то не найдет, то предложит создать новые позиции.

С какими ТТН работает автоматическая обработка документов

Для успешной обработки накладной, соблюдайте следующие требования:

  • разрешение загружаемой скан-копии 200 — 400 dpi;
  • цифры, буквы и границы таблиц четко пропечатаны;
  • форма ТТН соответствует законодательству и не содержит дополнительных граф или пометок;
  • формат скан-копии — jpeg, jpg, png, pdf или tiff, также можно загрузить архив в формате zip;
  • вес файла не более 50 Мб;
  • страницы расположены согласно нумерации;
  • ТТН верно заполнена.

Чтобы не делать скан каждого документа по отдельности, можно отсканировать сразу все в общий pdf или tiff-файл. Обработка сама разобьет его на отдельные документы. Также можно объединить несколько скан-копий в zip-архив.

Рекомендуем сервис автоматического распознавания сканов Контур.Первичка. Программа специально разработана для Республики Беларусь и поддерживает обработку ТТН на бланках с определенной степенью защиты, благодаря функции цветофильтрации.