Ввод накладных

Большую часть рабочего дня бухгалтера занимает рутинная работа. Например, ввод накладных. Работа с ними простая и монотонная, но требует много времени: создать номенклатуру, ввести количество и цену, указать номер, дату и так далее. В среднем бизнесе бухгалтер обрабатывает до 100 документов в день.

Работа с накладными возможна в двух вариантах. Первый — держать бухгалтера на первичку. Это затратно, так как нужно обеспечить рабочее место, ежемесячно платить зарплату, начислять взносы. Да и вероятность ошибки исключать нельзя. Второй вариант — специальные сервисы для автоматизации ввода первички в 1С и другие учетные системы. Про него расскажем подробнее.

Как работает сервис для автоматизации ввода накладных

Накладная — это унифицированный документ. Неважно, чем занимается компания, товарные и товарно-транспортные накладные составляют на одинаковом бланке, форма которого утверждена нормативными актами. С помощью современных технологий можно обработать документ и автоматически ввести в 1С. Процесс проходит в три этапа.

Этап 1. Сканирование

Понадобится офисный сканер, чтобы создать скан-копии накладных для их чтения в сервисе. Подойдут файлы в формате PDF, JPEG, JPG, TIFF, PNG. Несколько накладных можно объединить в один файл, программа сама разобьет их на отдельные документы. Вес одного файла не должен превышать 50 Мб

Этап 2. Распознавание и проверка

Алгоритм сервиса четко знает взаимосвязь между строкой и той информацией, которая должна в ней храниться. Модуль распознает все строки накладной: грузоотправителя и грузополучателя, дату, номенклатуру, количество и стоимость.

После распознавания модуль сверяет информацию с данными из ваших справочников: проверяет, есть ли у вас в базе такие контрагент или номенклатура.

Система покажет, какую информацию распознала и собирается загрузить в базу. Все сомнительные моменты будут подсвечены желтым. Бухгалтеру нужно проверить результат и подтвердить правильный вариант.

Этап 3. Выгрузка в базу

После проверки введенных накладных система загрузит их в вашу 1С или другую базу.

Сервис упрощает работу бухгалтера. Ему больше не придется вручную заносить все данные. Достаточно проверить то, что обработает система.

Мы рекомендуем сервис распознавания документов от Контур.Бухгалтерии тариф «Первичка». Благодаря автоматизации ввода накладных в 1С вы ускорите работу бухгалтера, сэкономите деньги на расширении бухгалтерского штата и повысите операционную прибыль компании.