Ввод первичной документации

Основные сложности бухгалтерий чаще всего связаны с обработкой первичной документации. На ввод бумажных накладных специалисты тратят до 70-80% рабочего времени, а в начале каждого календарного месяца вынуждены работать в авральном режиме. Расскажем о требованиях к вводу первичной документации в Республике Беларусь и способах упростить этот процесс.

Требования к вводу первичных документов

Документирование хозопераций в компании — важный процесс. Первый его этап — грамотное оформление и сбор первички. Второй этап — ввод входящей первички в профильную учетную систему (в большинстве белорусских компаний это 1С). У этого процесса есть свои особенности и требования.

  • Точный и грамотный перенос информации из бумажного документа или его скана в документ 1С с соблюдением всех полей и реквизитов. Специалист должен знать структуру первичного документа и формат документа в 1С, чтобы адекватно провести работу. Также ввод требует внимательности, скрупулезности и самопроверки, потому что ошибки в учетной системе на уровне документов приведут к ошибкам на уровне проводок и отчетности, а это может обернуться штрафами и требованиями контролирующих органов. Придется искать ошибку и пересдавать отчеты.
  • Своевременный ввод документации. Компании должны направить электронные счета-фактуры контрагентам не позднее 10 числа месяца, следующего за месяцем отгрузки или реализации товаров (ст. 121 НК РБ). Поэтому часто к началу месяца в бухгалтерии копится множество накладных и другой первички, которую срочно надо ввести в систему. Хуже, если контрагенты запаздывают с передачей документов.

Главные сложности при вводе первичных документов

Ввод накладных отнимает у бухгалтеров львиную долю рабочего времени. В зависимости от объема документа и сложности номенклатурных позиций, обработка одной накладной занимает от 10 минут до 3 часов. Компании, которые сталкиваются с большим объемом первички, вынуждены нанимать дополнительных сотрудников в штат, которые занимаются преимущественно вводом накладных. Это увеличивает затраты на оплату труда.

Вот основные сложности по работе с бумажными документами.

  • Серьезные трудозатраты. Документы вводят ежедневно по несколько часов, в крупных компаниях часть бухгалтерского штата работает только с первичкой.
  • Сложные номенклатурные позиции. Встречаются сложные наименования, в которых комбинируется кириллица и латиница, множество чисел. Из-за этого случаются ошибки при вводе данных. Если карточка товара уже заведена в справочнике 1С, ее приходится искать вручную, но на это уходит столько времени, что бухгалтеры предпочитают создать карточку заново. Из-за этого база 1С разрастается, и дальнейшая работа становится еще сложнее.
  • Авралы и чрезвычайная нагрузка. На практике в начале месяца бухгалтерии вводят большую часть накладных, чаще всего в авральном режиме, задерживаясь в офисе до позднего времени или работая еще и дома.
  • Текучка кадров. Не все бухгалтеры по первичке выдерживают рутинную нагрузку и переработки. Многие уходят с должности, и найти нового сотрудника бывает непросто. 

Варианты облегчения ввода первички

Есть инструменты для автоматизации работы, которые помогают вводить накладные в учетную систему быстрее и проще. Это электронный документооборот, сбор сканов первички по электронной почте, ввод первички через системы распознавания.

Электронный документооборот. Подключение к ЭДО — перспективное вложение, хотя в большинстве случаев оно требует программной доработки, финансовых вложений и времени. К тому же для обмена электронными документами к системе ЭДО должны подключиться все контрагенты компании, а это редкая ситуация. В большинстве случаев остаются партнеры, которые по-прежнему работают с бумажными документами, так что в бухгалтерии по-прежнему будут копиться бумажные накладные, хоть и в меньшем количестве. 

Работа со сканами и ЭСЧФ. Часто бухгалтеры применяют «полумеры», которые облегчают их работу. Например, переносят информацию из электронных счетов-фактур в документы 1С. Или просят контрагентов присылать сканы накладных — это позволяет получить документ раньше, если есть сложности с передачей оригинала, и вовремя ввести в учетную систему данные. Это не снимает сложностей со вводом первички, но позволяет выиграть время.

Системы распознавания сканов первички. Такие программы можно применять без дополнительной настройки учетной системы. Они в несколько раз ускоряют ввод документов и снижают расходы на бухгалтерию. Для работы нужен доступ к программе и простой сканер. Бухгалтер сканирует бумажный документ или берет файл, присланный контрагентом, отправляет его на распознавание в программу. Программа считывает данные и формирует из них документ для 1С. Бухгалтеру нужно только сверить данные в исходной накладной и в документе 1С. Так мы получаем двойной контроль: сначала реквизиты, номенклатуру и показатели проверяет программа, затем специалист. Это сокращает риск ошибок при вводе первички.

Алена Д., главный бухгалтер: «Накладные больше не откладываются на потом, одну накладную из 10 позиций вводим за 2—3 минуты, и это с учетом того, что карточки новые и их еще нет в системе».

Система распознавания «Первичка» от Контура

Модуль «Первичка» от Контур.Бухгалтерии поможет ускорить работу с накладными, разгрузить бухгалтерию и сократить риск ошибок. Программа подходит компаниям, которые работают в учетной программе 1С и получают много входящих накладных. Система построена на основе искусственного интеллекта и машинного обучения. Это помогает постоянно улучшать качество работы, когда программа сталкивается с новыми данными.

Система умеет сопоставлять данные и искать карточку товара в каталоге 1С, а если не находит ее — создает новую карточку. Это избавляет бухгалтера также от лишней работы по поиску нужной номенклатурной позиции в каталоге, он больше не ломает голову, если в карточке встречаются ошибки и опечатки или контрагент назвал тот же самый товар по-другому.

«Первичка» избавляет бухгалтера от рутины и экономит несколько часов в день, которые он может посвятить более сложным и важным задачам. А компании могут экономить на оплате труда бухгалтеров по первичке. Узнайте о «Первичке» больше, регистрируйтесь и тестируйте возможности системы бесплатно и - мы дарим 10 страниц распознавания всем компаниям и рассказываем о работе в системе.

© 1988 – 2021 СКБ Контур