Ввод первичных документов

Как организовать удаленную работу бухгалтерии

Отправить бухгалтера на удаленку несложно, достаточно дать ему доступ к учетной базе. Если у вас облачное решение, войти в систему бухгалтер сможет с домашнего компьютера без посторонней помощи. Сложнее, когда учетная программа расположена на офисном компьютере, тут помогут программы для удаленного доступа.

Подводный камень — ввод первички. Во-первых, получать ее дома на бумаге затруднительно, так как вся корреспонденция попадает в офис. Во-вторых, брать пачку бумаги из третьих рук чревато угрозой заражения, хоть вероятность и мала. 

Виды первичных документов

Прежде чем рассказать, как обойтись с первичкой, перечислим виды этих документов. Первичный документ — это доказательство совершения хозяйственной операции. Например, покупка сырья или продажа товара — это факт хозяйственной деятельности. Чтобы отразить его в бухгалтерском учете, нужно оформить первичный документ. Первичка создается по строгим стандартам, поэтому в документе обязательно нужно указать:

  • название;
  • дату составления;
  • реквизиты сторон;
  • суть операции;
  • величину измерения, например, килограммы, тонны, штуки и так далее;
  • лиц, ответственных за проведение операции, например, кладовщики при отгрузке, директор, бухгалтер при списании и так далее;
  • подписи этих лиц.

В той или иной ситуации используются разные первичные документы. Вот перечень первички, с которой организации работают чаще всего:

  • договор — заключается для регламентации отношений с контрагентом;
  • счет — выставляется покупателю для оплаты;
  • платежные документы — например, платежное поручение, подтверждающее факт оплаты по счету;
  • товарная накладная или товарно-транспортная накладная — подтверждает отпуск ТМЦ сторонней компании;
  • акт сдачи или приемки выполненных работ — подтверждает факт оказания услуг или выполнения работ.

Как быть с первичкой

Как видите, первички очень много. Если забросить ее ввод хоть на неделю, такой завал разгрести будет сложно. Поэтому бухгалтеру важно получить от контрагента подписанный первичный документ в режиме онлайн. Только так он сможет сделать бухгалтерскую проводку в базе своевременно.

Хорошо, если у вас с контрагентом электронный документооборот. Тогда бухгалтер сможет выгрузить документы, подписанные электронной подписью. К тому же некоторые системы ЭДО позволяют подключить модуль для загрузки подписанной первички в 1С или в другую учетную систему. ЭДО сокращает время на обмен документами и их ввод в базу. А также экономит деньги на канцелярию и картриджы для принтера.

Но ЭДО может и не быть. Тогда договоритесь с контрагентом об обмене отсканированной первичкой. А оригиналами обменяетесь позже. Бухгалтер при обработке сканов может прибегнуть к одному из трех вариантов, о которых рассказываем ниже.

Переключаться между окнами

В одном окне открывается скан, а в другом учетная база. Автоматизации здесь никакой. Бухгалтер поочередно переключается между окнами и вводит данные со скана в базу. Времени это займет даже больше, чем если бы он вводил данные с оригинала документа. К тому же возрастает число ошибок.

Более опытные ПК-пользователи разбивают экран на две части — со сканом и учетной программой. Удобно, если у вас дома широкоформатный монитор с высоким разрешением и большой диагональю. Если диагонали не хватит, придется вечно ползунками двигать скан и окно программы, чтобы прочитать и ввести нужные данные. 

Если другие быстрые и простые способы ввода первички ваш бухгалтер изучать не хочет, научите его комбинации Alt + Tab для быстрого переключения окон. Ему это понадобится.

Печатать сканы на бумаге

Бухгалтер будет работать с той же скоростью, как если бы ему передали оригиналы первичных документов. Способ уместен, если в день нужно вводить 2-3 накладные. А если их число перевалит за пару десятков в день, даже офисное МФУ быстро израсходует свой запас чернил, а пачка бумаги улетит за несколько дней. Про домашний принтер можно и не говорить.

Использовать сервисы автоматического ввода первичных документов

Специальный сервис по распознаванию сканов экономит время в несколько раз. Достаточно загрузить сканы накладных, и система распознает их содержание, а после проверки бухгалтера внесет их в учетную базу. С помощью сервиса автоматического распознавания сканов организация может:

  • сэкономить деньги на канцелярских расходах;
  • увеличить скорость ввода первички в базу.
  • уменьшить количество ошибок при вводе первички — сервис при обработке документа сверит номенклатуру и контрагента с теми, которые хранятся в вашей базе; все проблемные места программа выделит цветом, а сотруднику останется лишь выбрать верный вариант;
  • сэкономить на заработной плате бухгалтерии — бухгалтеру ничего не нужно вводить, достаточно проверить то, что расшифровал сервис, поэтому у него останется больше времени на другие задачи, а значит и расширять бухгалтерский штат не придется.

Рекомендуем вам сервис автоматического распознавания накладных от Контур.Бухгалтерии тариф “Первичка”. Наша программа работает со всеми популярными форматами документов: PDF, JPEG, JPG, TIFF. Ускорьте работу бухгалтерии и сократите количество ошибок с помощью нашего сервиса.